Zunächst stellen unsere zukünftigen Kunden eine Anfrage über unsere Kontaktformulare oder nehmen direkt mit unseren externen Datenschutzbeauftragten telefonisch Kontakt auf. Da das Thema Datenschutz sehr komplex ist und Sie sich einen qualitativen Überblick verschaffen müssen, bieten wir jedem Interessenten eine kostenfreie Erstberatung mit einem externen Datenschutzbeauftragten an. Hier erhalten Sie eine erste Orientierung, welche Aufgaben ein Datenschutzbeauftragter übernimmt und was ein Datenschutzbeauftragter kostet.

Auf Basis der ersten Analyse erstellen wir für Sie unverbindlich ein Angebot für die Stellung eines externen Datenschutzbeauftragten. In einem persönlichen Kennenlernen stellen wir Ihnen unseren Beratungsansatz, Ihren potenziellen externen Datenschutzbeauftragten sowie unser Angebot vor, so können wir dieses gemeinsam final abstimmen.

Nicht nur der Datenschutz fordert eine hohe Transparenz der Unternehmen, auch unsere Kunden fordern eine hohe Transparenz in der Zusammenarbeit. Somit steht Transparenz bei der Leistung als externer Datenschutzbeauftragter für uns an erster Stelle. Unsere Verträge besitzen daher keine Laufzeiten, denn wir möchten unsere Kunden durch Qualität binden. Darüber hinaus bieten wir unseren Kunden als externer Datenschutzbeauftragter eine ausgesprochen hohe Haftungsübernahme.

Wir ermitteln Ihren aktuellen Ist-Zustand im Datenschutz und bieten Ihnen einen qualitativen Überblick über Ihre Datenverarbeitungen. Die Bestandsaufnahme beinhaltet die Erfassung, Analyse und Bewertung von allen datenschutzrelevanten Prozessen in Ihrem Unternehmen mit abschließender Berichterstattung. Zum Schutz der in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bestehenden Rechte und Freiheiten natürlicher Personen ist es erforderlich, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vereinbart werden. Diese werden dann anschließend von den externen Datenschutzbeauftragten im Rahmen der Datenschutz-Agenda geplant.

Wir implementieren Ihr individuelles Datenschutzkonzept in unser Datenschutz-Management-System für die effiziente und rechtssichere Umsetzung des Datenschutzes. Wir unterstützen Sie dabei Unternehmensleitlinien für den Datenschutz mit Ihren Mitarbeitern oder dem Betriebsrat zu vereinbaren. Dabei sorgen unsere externen Datenschutzbeauftragten immer für einen transparenten Überblick der Aufgaben. Gerne können Sie hier über unser Datenschutz-Management-System mehr erfahren.

Nachdem die initialen Aufwände in der datenschutzrechtlichen Optimierung abgeschlossen sind, betreuen wir Sie weiter im Rahmen des Servicepaketes. In der fortlaufenden Optimierung stehen wir Ihrem Unternehmen als externer Datenschutzbeauftragter stets in allen Angelegenheiten rund um das Thema Datenschutz und Datensicherheit zur Seite. Wir übernehmen fortlaufend alle Aufgaben, welche für die Umsetzung und Einhaltung des Datenschutz-Niveaus erforderlich sind.

Bei der Einstellung eines internen Datenschutzbeauftragten entstehen hohe Kosten, darunter Gehälter, Sozialleistungen, Aus- und Weiterbildung, Bürofläche und Ausrüstung. Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen bietet Ihnen Fachwissen auf Abruf, ohne diese hohen laufenden Kosten. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist bereits ab 350 € pro Monat bestellbar.

Ihr internes Team kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, anstatt Zeit und Ressourcen auf die Einhaltung komplexer Datenschutzgesetze zu verwenden. Dies steigert die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens.

Externe Datenschutzbeauftragte sind nicht an interne Politik oder Hierarchien gebunden. Sie können objektive, unvoreingenommene Empfehlungen geben und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Datenschutzgesetze in vollem Umfang einhält.

Mit einem externen Datenschutzbeauftragten haben Sie die Flexibilität, Ihre Anforderungen je nach Bedarf zu skalieren. In geschäftigen Zeiten oder während eines speziellen Projekts können Sie mehr Unterstützung anfordern, während Sie in weniger aktiven Zeiten Ihre Kosten senken können.

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine natürliche Person, welche bestellt wird, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen zu überwachen. Der Datenschutzbeauftragte ist eine weisungsfreie Position, daher entscheiden sich viele Unternehmen vor dem Hintergrund eines möglichen Interessenskonfliktes dazu, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Ein Datenschutzbeauftragter übernimmt verschiedene Aufgaben. Im Wesentlichen sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten in Artikel 39 DSGVO normiert. Folgende Leistungen werden von einem Datenschutzbeauftragtern erbracht:

• Unterrichtung und Beratung des Unternehmens und der Beschäftigten, hinsichtlich ihrer Pflichten nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben
• Überwachung der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung, sowie der Strategien für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeitern
• Beratungen und Bewertungen gerade im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung gemäß Artikel 35 DSGVO
• Korrespondenz und Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde

Die externen Datenschutzbeauftragten der Keyed GmbH bieten Ihren Kunden, über den normierten Aufgaben aus Artikel 39 DSGVO hinaus, eine 360° Datenschutz-Betreuung. Das bedeutet, dass sowohl die Dokumentation als auch die Umsetzung aller datenschutzrechtlichen Schutzmaßnahmen von Keyed begleitet wird.

In Summe ist der externe Datenschutzbeauftragte, im Vergleich zum internen Datenschutzbeauftragten, die wirtschaftlichere Lösung. Wir listen die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten für Sie transparent auf:

• Fachliche Qualifikation des externen Datenschutzbeauftragten
• Kein Sonderkündigungsschutz beim externen Datenschutzbeauftragten
• Klar kalkulierte Preismodelle verschaffen Transparenz und Planungssicherheit
• Die internen Ressourcen werden geschont
• Praxiserfahrung aus verschiedensten Datenschutz-Projekten
• Kein Interessenskonflikt

Externe Datenschutzbeauftragte müssen eine entsprechende berufliche Qualifikation (Bachelor, Master of Law, Staatsexamen etc.) und praxisorientierte Erfahrung, welche lösungsorientierte Zusammenarbeit gewährleisten kann, mitbringen. Eine reine DEKRA- oder TÜV-Zertifizierung reicht in der Regel nicht für eine kompetente Beratung aus.

Es muss dem externen Datenschutzbeauftragen möglich sein, die in Art. 39 DSGVO definierten Aufgaben zu erfüllen. Es können unter Umständen bei besonderen Branchen weitere Qualifikationen notwendig sein (Berufsgeheimnisträger).

In den meisten Fällen müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, da mehr als 10 Personen (gilt für EU) oder 20 Personen (gilt für DE) an einer automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beteiligt sind. Allerdings können kleinere Unternehmen auch verpflichtet sein einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Lesen Sie hierzu unseren Beitrag.

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten muss schriftlich erfolgen. Unsere externen Datenschutzbeauftragten werden durch die Anlagen des Dienstleistungs-Vertrags direkt bestellt. Sollten Sie hierzu weitere Fragen haben, lesen Sie gerne unseren Beitrag hierzu.

Der externe Datenschutzbeauftragte fungiert als wichtige Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und der Aufsichtsbehörde, die für die Einhaltung der Datenschutzgesetze verantwortlich ist. Die folgenden Punkte illustrieren einige spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten des externen Datenschutzbeauftragten in Bezug auf die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde:

1. Beratung und Kommunikation: Der externe Datenschutzbeauftragte kommuniziert regelmäßig mit der Aufsichtsbehörde, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Datenschutzgesetze einhält. Dies kann die Beratung über Änderungen in den Datenschutzgesetzen, die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Implementierung neuer oder aktualisierter Datenschutzverfahren einschließen.
2. Meldung von Datenschutzverletzungen: Im Falle einer Datenschutzverletzung ist es die Aufgabe des externen Datenschutzbeauftragten, diese unverzüglich der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden. Hierbei muss der externe Datenschutzbeauftragte die Art der Verletzung, die betroffenen Daten, mögliche Auswirkungen und die Maßnahmen zur Behebung der Verletzung detailliert erläutern.
3. Kooperation und Zusammenarbeit: Der externe Datenschutzbeauftragte arbeitet eng mit der Aufsichtsbehörde zusammen, um Beschwerden von betroffenen Personen zu bearbeiten. Außerdem unterstützt er die Aufsichtsbehörde bei Untersuchungen oder Audits und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen bereitgestellt werden.
4. Vertretung des Unternehmens: Der externe Datenschutzbeauftragte vertritt das Unternehmen gegenüber der Aufsichtsbehörde. Dies kann das Besprechen von Beschwerden, die Klärung von Unklarheiten im Zusammenhang mit den Datenschutzverfahren des Unternehmens oder die Diskussion über mögliche Sanktionen bei Datenschutzverstößen beinhalten.
5. Schulung und Sensibilisierung: Der externe Datenschutzbeauftragte hat auch die Aufgabe, das Bewusstsein für Datenschutzfragen im Unternehmen zu schärfen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter entsprechend geschult werden, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu gewährleisten.

Die effektive Zusammenarbeit eines externen Datenschutzbeauftragten mit der Aufsichtsbehörde trägt dazu bei, dass ein Unternehmen die Datenschutzgesetze einhält, Bußgelder und Sanktionen vermeidet und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern in seine Datenschutzpraktiken stärkt.

Der externe Datenschutzbeauftragte (DSB) hat eine sehr wichtige Rolle in Bezug auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) innerhalb eines Unternehmens, ist jedoch nicht persönlich haftbar, wenn das Unternehmen gegen die DSGVO verstößt. Der DSB ist dafür verantwortlich, das Unternehmen zu beraten, die Einhaltung zu überwachen und als Kontaktperson für Aufsichtsbehörden und Betroffene zu fungieren.

Die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO liegt letztlich bei der Geschäftsleitung des Unternehmens. Wenn ein Verstoß stattfindet, kann das Unternehmen mit erheblichen Geldstrafen und Reputationsschäden konfrontiert werden.

Das bedeutet nicht, dass der DSB keine Verantwortung hat. Es ist seine oder ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass die Geschäftsleitung und die Mitarbeiter über ihre Verpflichtungen im Rahmen der DSGVO informiert sind und dass geeignete Maßnahmen zur Einhaltung der Verordnung getroffen werden.

Zusammengefasst ist der DSB ein wichtiger Berater und Vermittler, der das Unternehmen dabei unterstützt, die DSGVO einzuhalten, aber die finale Verantwortung für die Einhaltung liegt beim Unternehmen selbst.