Datenschutz einhalten, wie im Bilderbuch.
Unternehmen erfüllen mit der Datenschutzmanagementsoftware (DSMS) von Keyed® den Datenschutz einfach, automatisiert und sicher.
Intelligente Dokumentation
Mehr Mandantenfähigkeit
SSO-Kompatibel, API-Schnittstellen
+ 250 Vorlagen, Word & PDF Export
Jedes Unternehmens ist dazu verpflichtet, die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Bei einem Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können Bußgeldzahlungen auftreten, welche zusätzlich rufschädigende Auswirkungen für ein Unternehmen haben können. Zur leichteren Einhaltung der DSGVO unterstützt der Einsatz eines Datenschutzmanagementsoftware (DSMS) enorm durch den Zugriff auf vordefinierte Vorlagen & Prozesse. Der Aufbau der Datenschutzorganisation gelingt einfach, strukturiert und ganzheitlich durch das DSMS. Die Datenschutzmanagementsoftware vereinfacht Datenschutzbeauftragten und allen Beteiligten alle Dokumentations- und Überwachungsprozesse. Hierbei bildet die Datenschutzmanagementsoftware perfekt das gesetzlich geforderte Datenschutzmanagementsystem ab.
Datenschutz kann ein sehr überwältigendes Thema sein, insbesondere wenn man kein Experte auf diesem Gebiet ist. Daher ist ein strukturiertes Vorgehen mit genauem Plan umso wichtiger. Zu Beginn sollte eine Ist-Analyse vorgenommen werden, in der zunächst der aktuelle Datenschutzzustand genau beschrieben und analysiert wird. Als nächster Schritt folgt die Herausarbeitung des Soll-Zustands. Dabei wird festgehalten, was dem Unternehmen fehlt, wo Probleme und Risiken vorliegen und welche Maßnahmen vorgenommen werden müssen, um diese zu beheben. Unser Datenschutzmanagementsystem erleichtert Ihnen diese Aufgabe, indem es anhand eines Fragebogens einen Soll-Ist-Vergleich für Sie zusammenstellt.
Die aus der Soll-Ist-Analyse herausgearbeiteten Maßnahmen müssen anschließend umgesetzt werden. Zu diesen Maßnahmen können z.B. Datenempfänge-r -Überprüfungen, die Aktualisierung von Datenschutzhinweisen oder eine neue Herausarbeitung einer Backup-Strategie gehören. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, im Datenschutzmanagementsystem bestimmte wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren, was zu einer enormen Zeitersparnis führt.
Anhand des Datenschutzmanagementsystems haben Sie die Möglichkeit, Ihre aktuelle Datenschutzsituation einzusehen. Sie können mittels der Übersichten feststellen, ob die vorgenommenen Maßnahmen funktioniert haben oder ob weitere Maßnahmen ergriffen werden sollten.
Das Datenschutzmanagementsystem trägt dazu bei, Ihren Datenschutz stetig zu verbessern und optimal zu gestalten. Das Datenschutzmanagementsystem wird regelmäßig aktualisiert und optimiert, damit Sie durchgehend auf dem neusten Stand der Datenschutzvorschriften und keine unnötigen Fehler zu verzeichnen sind.
Ein Datenschutzmanagementsystem wird definiert als strukturiertes Optimieren eines Unternehmens, um die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes einzuhalten. Aus der DSGVO und der ISO27701 werden die Bestandsteile eines DSMS vorgegeben. Grundsätzlich handelt dieses Vorgehen von systematischer Planung, Bewertung von Risiken, Steuerung von Maßnahmen und regelmäßigen Kontrollen. Dabei wird das Datenschutzmanagementsystem gleich von mehreren Stellen intern und außerhalb von Unternehmen betrieben. Bei dieser Art der Zusammenarbeit setzt unsere intelligente Datenschutzmanagementsoftware an.
Das Datenschutzmanagementsystem von Keyed ist perfekt geeignet für Datenschutzbeauftragte von Unternehmensgruppen und Konzernen, welche mehrere Unternehmen gleichzeitig optimieren und verwalten müssen. Unsere Datenschutzsoftware ist durch die einfache Bedienung auch für Führungskräfte & Datenschutz-Koordinatoren geeignet, welche unregelmäßig im System arbeiten müssen. Gerne präsentieren wir Ihnen unser Datenschutzmanagementsystem und die dazugehörige Arbeitsweise für die reibungslose Umsetzung der DSGVO und der ISO27701.
DSMS ist perfekt geeignet für:
Intelligente Funktionen des DSMS:
Sie starten ganz einfach per einfacher Anmeldung oder per SSO (Microsoft & Google). Sie erstellen die Dokumentation im Handumdrehen und exportieren diese bei Bedarf auf Knopfdruck.
Sie können alle Personen & Abteilungen involvieren, um die Steuerung des Datenschutzes auf intelligente Art und Weise zu vereinfachen.
Ob Auftragsverarbeiter, gemeinsam Verantwortliche oder allein Verantwortliche - hier können Sie zentral alle Verträge und Datenübermittlungen steuern.
Zahlreiche Vorlagen von unseren zertifizierten Datenschutz-Juristen stehen Ihnen standardmäßig zur Verfügung. Sie können selbst Vorlagen erstellen, verwalten und filtern nach Ihren Wünschen.
Wir verstehen uns als ganzheitlicher Datenschutz-Partner für Unternehmen. Wenn Sie datenschutzrechtliche Expertise benötigen, stehen Ihnen unsere Experten zur Verfügung.
Ganz einfach Schritt für Schritt zum vollständigen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten i.S.d. Art. 30 DSGVO mit intelligenter Risikobewertung.
Das DSMS erfasst zentral alle technisch organisatorischen Maßnahmen, um einen Überblick eines angemessenen Schutzniveaus gem. Art. 32 DSGVO zu erhalten.
Durch den Ansatz "Single Source of Truth" erkennt das DSMS alle Angaben der Benutzer übergreifend und erstellt das Löschkonzept in Echtzeit.
Das DSMS entscheidet auf Grundlage der Beantwortung von Fragen in einem Audit, welche nachfolgenden Fragen relevant sind. So wird oft kein Auditor mehr benötigt und Abteilungen können Audits alleine durchführen. Der Erfüllungsgrad wird grafisch dargestellt.
Berichte sind im Datenschutz als Nachweis wichtig. Beispielsweise können Benutzer auf Knopfdruck einen Auditbericht oder Jahresbericht erhalten.
Die Funktionen unserer Datenschutzmanagementsoftware sind vielfältig und erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit im Datenschutz. Dabei sind die Funktionen durchweg einfach zu bedienen, damit das Thema Datenschutz proaktiv gesteuert werden kann. Sie können den Funktionsumfang frei wählen zwischen 3 Lizenzpaketen: Starter, Professional und Enterprise. Gerne überzeugen wir Sie mit unserem DSMS in einer individuellen Live-Demo.
Funktionsumfang im Detail:
Geeignet für 1 Unternehmen für den schnellen Aufbau aller notwendigen Dokumente im Datenschutz.
| Funktionen | Enthalten |
| Grundfunktionen | |
| Unternehmensstruktur verwalten | ✓ |
| Standard Ressourcenverwaltung | ✓ |
| Benutzer-, Rollen- und Gruppenverwaltung | ✓ |
| Kollaboratives Aufgabenmanagement | ✓ |
| Dashboard-Ansichten | ✓ |
| Verwaltung Datenempfänger | ✓ |
| Benachrichtigungen und Erinnerungen | ✓ |
| Workflows (PDCA-Zyklen), Freigaben per Link* | – |
| Corporate Design | – |
| Dokumentationsfunktionen | |
| Intelligente Dokumentation durch Vorlagen | ✓ |
| Besprechungsnotizen / Stellungnahmen | ✓ |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | ✓ |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | ✓ |
| Löschkonzept | ✓ |
| Datenschutzfolgenabschätzung | ✓ |
| Auditierungen | ✓ |
| Betroffenenanfragen | ✓ |
| Exportfunktionen | |
| Word- und PDF-Export | ✓ |
| Auswertungen zu Auditierungen, Dokumenten und Aufgaben | – |
| Individuelles Exportdesign | – |
| Support | |
| Technischer Support (Standard) | ✓ |
| Hilfe-Center | ✓ |
| On-Premises | – |
Geeignet für bis zu 5 Unternehmen im Unternehmensverbund zur optimalen Steuerung aller Datenschutz-Anforderungen.
| Funktionen | Enthalten |
| Grundfunktionen | |
| Unternehmensstruktur verwalten | ✓ |
| Standard Ressourcenverwaltung | ✓ |
| Benutzer-, Rollen- und Gruppenverwaltung | ✓ |
| Kollaboratives Aufgabenmanagement | ✓ |
| Dashboard-Ansichten | ✓ |
| Verwaltung Datenempfänger | ✓ |
| Benachrichtigungen und Erinnerungen | ✓ |
| Workflows (PDCA-Zyklen), Freigaben per Link | ✓ |
| Corporate Design | ✓ |
| Dokumentationsfunktionen | |
| Intelligente Dokumentation durch Vorlagen | ✓ |
| Besprechungsnotizen / Stellungnahmen | ✓ |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | ✓ |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | ✓ |
| Löschkonzept | ✓ |
| Datenschutzfolgenabschätzung | ✓ |
| Auditierungen | ✓ |
| Betroffenenanfragen | ✓ |
| Exportfunktionen | |
| Word- und PDF-Export | ✓ |
| Auswertungen zu Auditierungen, Dokumenten und Aufgaben | ✓ |
| Individuelles Exportdesign | ✓ |
| Support | |
| Technischer Support (Standard) | ✓ |
| Hilfe-Center | ✓ |
| On-Premises | – |
Geeignet für große Unternehmen & Konzerne mit zahlreichen Gesellschaften zur besten Steuerung des Datenschutzes.
| Funktionen | Enthalten |
| Grundfunktionen | |
| Erweiterte Unternehmensstruktur verwalten (Prozentsatz der Beteiligungen) | ✓ |
| Konzernweite Ressourcen-Steuerung inkl. Vererbung an Tochtergesellschaften (Datenempfänger, Verarbeitungstätigkeit, TOMs, DSFA) | ✓ |
| Benutzer-, Rollen- und Gruppenverwaltung | ✓ |
| Kollaboratives Aufgabenmanagement | ✓ |
| Dashboard-Ansichten | ✓ |
| Verwaltung Datenempfänger | ✓ |
| Benachrichtigungen und Erinnerungen | ✓ |
| Workflows (PDCA-Zyklen), Freigaben per Link | ✓ |
| Corporate Design | ✓ |
| Dokumentationsfunktionen | |
| Intelligente Dokumentation durch Vorlagen | ✓ |
| Besprechungsnotizen / Stellungnahmen | ✓ |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | ✓ |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | ✓ |
| Löschkonzept | ✓ |
| Datenschutzfolgenabschätzung | ✓ |
| Auditierungen | ✓ |
| Betroffenenanfragen | ✓ |
| Exportfunktionen | |
| Word- und PDF-Export | ✓ |
| Auswertungen zu Auditierungen, Dokumenten und Aufgaben auf Ebene des Konzerns und Tochtergesellschaften | ✓ |
| Individuelles Exportdesign | ✓ |
| Support | |
| Technischer Support (Standard) | ✓ |
| Hilfe-Center | ✓ |
| On-Premises | ✓ |
Die Implementierung von Datenschutzmanagementsystemen (DSMS) gelingt in mittelständischen und großen Unternehmen am einfachsten über eine Datenschutzmanagement Software. Eine DatenschutzManagement Software stellt für Unternehmen und Konzerne eine große Unterstützung bei der Umsetzung des Datenschutzes dar und führt unmittelbar zu erheblichen Prozessoptimierungen. Die einfache Handhabung sowie die transparente und übersichtliche Darstellung des DSMS helfen dabei, die Anforderungen der DSGVO leichter zu erfüllen. Dabei ermöglicht Ihnen die Automatisierung von repetitiven Aufgaben eine große Zeitersparnis, in welcher andere wichtige Aufgaben erfüllt werden können. Ein weiterer bedeutsamer Grund für die Nutzung einer Datenschutzmanagement Software im Unternehmen ist es, dass hiermit Datenschutz-Verstößen vorgebeugt wird und somit potenziellen Bußgeldzahlungen sowie Imageschäden verhindert werden können. Die Implementierung der Datenschutzmanagement Software ist sehr intuitiv als SaaS-Anwendung oder als On-Premises-Anwendung möglich über das DSMS von Keyed.
Die Verwendung einer Datenschutzmanagement Software hilft Datenschutzbeauftragten dabei, mehrere Unternehmen gleichzeitig, intuitiv und effektiv zu verwalten. Sollten Sie also eine größere Anzahl an Unternehmen verantworten, so ist es wichtig, einen guten Überblick zu behalten. Unsere Kanban-Boards und Aufgaben-Übersichten helfen Ihnen bei einem effizienten und strukturiertem Arbeitsablauf und erleichtern den Alltag. Gerade die Koordination von Aufgaben nimmt erfahrungsgemäß sehr viel Zeit in Anspruch.
Die Datenschutz Software unterstützt Sie dabei, die DSGVO und ISO 27701 Anforderungen digital und automatisiert zu erfüllen, damit Sie möglichst schnell auf neue Anforderungen und Probleme reagieren und Ihre Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen können. Zusätzlich können zahlreiche Vorlagen aus der Software (DSGVO, ISO 27701) genutzt werden, damit erhebliche Zeitersparnisse erreicht werden können.
Das Thema Datenschutz betrifft grundsätzlich alle Beteiligten, ob Unternehmen, Konzern, Datenschutzbeauftragter oder Auftragsverarbeiter. Um diese Materie so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, ist der Einsatz einer Datenschutzmanagementsoftware überaus sinnvoll. Sollten Sie sich dazu entscheiden, ein Datenschutzmanagementsystem aufzubauen, gilt es darauf zu achten, dass dies alle Anforderungen zum Thema Datenschutz (DSGVO & ISO 27701) erfüllt und das entsprechende System Funktionen mit sich bringt, welche Ihren Arbeitsalltag erleichtern.
Zum Schutz der in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bestehenden Rechte und Freiheiten natürlicher Personen ist es erforderlich, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, damit die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt werden.
Genau hier setzt das Datenschutzmanagementsystem an, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung nachweisen zu können. Durch das Datenschutzmanagementsystem sind Datenschutzbeauftragte in der Lage Ihr Unternehmen in Rekordzeit zu optimieren.
Datenschutz-Management im Konzern.
Durch die Anforderungen unserer Kunden ist das Datenschutz-Management-System selbstverständlich konzernfähig. Das heißt, dass auch komplexe Unternehmensstrukturen über viele Kontinente in der Software abgebildet werden können. Um Zugangsrechte, Rollen- und Dokumentenverteilung zu organisieren. Gerade die kollaborative Zusammenarbeit macht es Ihnen möglich mit vielen verschiedenen Abteilungen die Datenschutz-Anforderungen umzusetzen.
Das Datenschutz-Management-System vereinfacht Ihre Verantwortung im Datenschutz. Durch Strukturierung und Dokumentation sämtlicher datenschutzrelevanter Prozesse auf einer zentralen Plattform gewinnen Sie den vollen Überblick über den Stand Ihrer Datenschutz-Organisation. Die Erstellung von Verarbeitungstätigkeiten oder Datenschutz-Folgenabschätzungen erfolgt intuitiv und kann daher von Beschäftigten aus verschiedenen Abteilungen vorbereitet werden, um die Freigabe vom Datenschutzbeauftragten zu erhalten.
Aus der Praxis heraus haben sich folgende Benutzer-Gruppen bewährt:
Es können sämtliche Dateiformate hinterlegt werden und einfach über den intuitiven Editor übernommen werden. Stammdaten können ganz einfach per CSV-Upload importiert werden.
Die einfache und schnelle Lösung zur Einführung einer Datenschutzmanagementsoftware ist die Auswahl unserer SaaS-Lösung. Sollten unsere Kunden spezifische Anforderungen äußern, welche den Betrieb eines Datenschutzmanagementsystems in der Cloud erschweren, stellen wir eine On-Premises-Lösung zur Verfügung. Hierfür bedarf es einer individuellen Abstimmung mit der Unternehmens-IT.
Das Datenschutzmanagementsystem dient mit einer Vielzahl an Vorlagen für die Dokumentation von z.B. Verarbeitungstätigkeiten, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Einwilligungen, internen Datenschutz-Richtlinien. Das bedeutet für unsere Kunden, dass Sie auch ohne unsere Beratungsleistungen eine große Vorlagendatenbank erhalten, welche die eigenständige Optimierung des Datenschutzes zulässt.
In dem Datenschutzmanagementsystem von Keyed gibt es verschiedene Möglichkeiten von Workflows. Es können z.B. zur Steuerung von Maßnahmen, der Auditierung von Dienstleistern oder der Dokumentationserstellung verschiedene Prozesse etabliert werden. Hierbei steht im Fokus, dass die Ausführungen so einfach wie möglich gestartet werden können.
Die Datenschutzmanagementsoftware ist mehr mandantenfähig und es können Konzernstrukturen (Mutter- & Tochtergesellschaften, sowie Niederlassungen) abgebildet werden. Darüber hinaus können bestimmte Dokumentationen, Vorgaben und Verträge auf untergeordnete Gesellschaften übertragen werden.
Im Detail kommt es hierbei auf die unternehmensspezifischen Stellenbeschreibungen an. In der Regel ist der Datenschutzbeauftragte für den Betrieb des Datenschutzmanagementsystems zuständig und die Geschäftsführung verantwortlich.
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Kurzprofil der Keyed GmbH
Wir verbinden juristische Expertise mit digitaler Kompetenz. Als externer Datenschutzbeauftragter gestartet, betreuen wir mittlerweile international unsere Kunden ganzheitlich mit Lösungen für den Datenschutz. Durch unsere Datenschutz-Optimierungen in mehr als 450 Unternehmen verfügen wir über die notwendige Erfahrung.
