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Datenschutz Management System

für Ihr Unternehmen implementieren.

Das Konzept des Datenschutzmanagementsystems hat sich bewährt, um im Datenschutz die volle Kontrolle zu behalten. Arbeiten Sie nach dem PCDA-Zyklus mit Koordinatoren, Management, Auftragsverarbeitern und der IT-Sicherheit gemeinsam in einem zentralen System.

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Einfache Bedienung

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Intelligente Dokumentation

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Mehr Mandantenfähigkeit

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Steuerung von Datenempfängern

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Agile Aufgabensteuerung

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Vertrags- & Dokumentengenerator

Erfolgreiche Unternehmen vertrauen unseren Lösungen.

Datenschutz Management

der nächsten Generation.

Erfolgreiche Unternehmen vertrauen auf uns.

Was können Datenschutzmanagementsysteme?

Ein Datenschutzmanagementsystem wird definiert als strukturiertes Optimieren eines Unternehmens, um die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes einzuhalten. Grundsätzlich handelt dieses Vorgehen von systematischer Planung, Bewertung von Risiken, Steuerung von Maßnahmen und regelmäßigen Kontrollen. Dabei wird das Datenschutzmanagementsystem gleich von mehreren Stellen intern und außerhalb von Unternehmen betrieben. Bei dieser Art der Zusammenarbeit setzt unsere intelligente Datenschutzmanagement-Software an.

Das Datenschutzmanagementsystem von Keyed ist perfekt geeignet für Datenschutzbeauftragte von Unternehmensgruppen und Konzernen, welche mehrere Unternehmen gleichzeitig optimieren und verwalten müssen. Unsere Datenschutzmanagement-Software ist durch die einfache Bedienung auch für Führungskräfte & Datenschutz-Koordinatoren geeignet, welche unregelmäßig im System arbeiten. Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Datenschutzmanagement-Software und Arbeitsweise!

Perfekt geeignet für:

Konzerne

Unternehmensgruppen

Franchise-Systeme

Auftragsverarbeiter

Interne Datenschutzbeauftragte

Externe Datenschutzbeauftragte

Intelligente Funktionen:

Jahresberichte des DSB

Datenschutz-Folgenabschätzungen

TOM & Audit-Checklisten

Versionierungen von Dokumenten

Export in Word- & PDF-Format

SSO-Kompatibel & Benutzergruppen

Warum braucht man ein Datenschutz Management System?

Die Geschäftsführung eines Unternehmens ist dazu verpflichtet, die Datenschutzvorschriften einzuhalten. Bei einem Verstoß gegen die Datenschutzvorschriften können Bußgeldzahlungen auftreten, welche rufschädigende Auswirkungen für ein Unternehmen haben könnten. Damit diese Vorschriften eingehalten werden, gibt es die Möglichkeit, interne oder externe Datenschutzberater einzustellen. Um die Aufgabe des Datenschutzberaters zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, können Datenschutzmanagementsysteme eingeführt werden.

Das Datenschutzmanagementsystem kann Teil eines PDCA-Modells (Plan- Do- Check- Act auf deutsch Planen- Umsetzen- Überprüfen- Handeln) sein, da es bei der Fehler-Ursachen-Analyse helfen kann und Ihnen die Datenschutzarbeit erleichtert.

Datenschutz kann ein sehr überwältigendes Thema sein, insbesondere wenn man kein Experte auf diesem Gebiet ist. Daher ist ein strukturiertes Vorgehen mit genauem Plan umso wichtiger. Zu Beginn sollte eine Ist-Analyse vorgenommen werden, in der zunächst der aktuelle Datenschutzzustand genau beschrieben und analysiert wird. Als nächster Schritt folgt die Herausarbeitung des Soll-Zustands. Dabei wird festgehalten, was dem Unternehmen fehlt, wo Probleme und Risiken vorliegen und welche Maßnahmen vorgenommen werden müssen, um diese zu beheben. Unser Datenschutzmanagementsystem erleichtert Ihnen diese Aufgabe, indem es anhand eines Fragebogens einen Soll-Ist-Vergleich für Sie zusammenstellt.

Die aus der Soll-Ist-Analyse herausgearbeiteten Maßnahmen müssen anschließend umgesetzt werden. Zu diesen Maßnahmen können z.B. Datenempfänge-r -Überprüfungen, die Aktualisierung von Datenschutzhinweisen oder eine neue Herausarbeitung einer Backup-Strategie gehören. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, im Datenschutzmanagementsystem bestimmte wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren, was zu einer enormen Zeitersparnis führt.

Anhand des Datenschutzmanagementsystems haben Sie die Möglichkeit, Ihre aktuelle Datenschutzsituation einzusehen. Sie können mittels der Übersichten feststellen, ob die vorgenommenen Maßnahmen funktioniert haben oder ob weitere Maßnahmen ergriffen werden sollten.

Das Datenschutzmanagementsystem trägt dazu bei, Ihren Datenschutz stetig zu verbessern und optimal zu gestalten. Das Datenschutzmanagementsystem wird regelmäßig aktualisiert und optimiert, damit Sie durchgehend auf dem neusten Stand der Datenschutzvorschriften und keine unnötigen Fehler zu verzeichnen sind.

Die Software zum Datenschutz Management System

Anknüpfend an das Konzept des Datenschutzmanagementsystems hat Keyed eine benutzerfreundliche Datenschutz-Managementsoftware entwickelt, mit welcher sich alle Mitarbeiter, auch ohne regelmäßige Nutzung, schnell und effizient zurechtfinden. Unsere Software ist insbesondere für Datenschutzbeauftragte geeignet, welche mehrere Unternehmen parallel betreuen oder in einem Konzern beraten. Eine Aufgaben-Übersicht für jedes Unternehmen, Kanban Boards zur Prozessvisualisierung, sowie die Möglichkeit, aktuelle Anforderungen, wie Kundenanfragen oder neue Urteile direkt in die Agenda aufzunehmen, erleichtert Ihnen die Arbeit und hilft Ihnen dabei, stets bestens organisiert zu bleiben. Darüber hinaus bietet unser Datenschutz Software viele weitere Vorteile, so können beispielsweise Datenempfänger verwaltet werden und neue Dienstleister problemlos hinzugefügt werden. Auch das notwendige Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO sowie eine Liste der technischen und organisatorischen Maßnahmen lassen sich hiermit problemlos generieren. Die Funktionen sind dabei von einer umfassenden Breite, sodass anderweitige Bemühungen zum Thema Datenschutz nicht mehr notwendig sind. Profitieren Sie durch die Kombination aus juristischer und digitaler Expertise von Keyed für Ihren Aufbau der Datenschutz-Organisation.

Funktionen des Datenschutzmanagementsystems

Die Funktionen unseres Datenschutzmanagementsystems sind vielfältig und erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit im Datenschutz. Dabei sind die Funktionen durchweg einfach zu bedienen, damit das Thema Datenschutz proaktiv gesteuert werden kann. Gerne zeigen wir Ihnen alle Funktionen in einer persönlichen Live-Demo.

Vertragsverwaltung für Auftragsverarbeitungen
Monitoring von Datenschutz-Maßnahmen
Automatische Risikobewertungen
Erstellung von Verarbeitungstätigkeiten
Export in Word- & PDF

Erstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Datenschutzerklärungs-Generator
Auditierungen inkl. Berichtsgenerator
Mehr Mandantenfähigkeit
Aufgabensteuerung mit Kanban-Boards

Kommunikation mit Aufsichtsbehörden
Kommunikation mit Betroffenen inkl. Auskunftsersuchen
Erstellung von Rollen- & Berechtigungskonzepten
Erstellung von Löschkonzepten
Wiederkehrende Aufgaben (PDCA)

Funktionen live sehen

Datenschutz eBook

Unsere Datenschutz eBooks

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Fazit zum Datenschutz Management System

Das Thema Datenschutz betrifft grundsätzlich jeden Bereich, ob Unternehmen, Konzern, Datenschutzbeauftragter oder Auftragsverarbeiter. Um diese Materie so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, ist der Einsatz einer Datenschutz-Managementsoftware überaus sinnvoll. Sollten Sie sich dazu entscheiden, ein Datenschutzmanagementsystem einzusetzen, gilt es darauf zu achten, dass dies alle Anforderungen zum Thema Datenschutz erfüllt und das entsprechende System Funktionen mit sich bringt, welche Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

FAQ – Datenschutzmanagement

Zum Schutz der in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bestehenden Rechte und Freiheiten natürlicher Personen ist es erforderlich, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, damit die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt werden.

Genau hier setzt das Datenschutz-Management-System an, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung nachweisen zu können. Durch das Datenschutz-Management-System sind unsere externen Datenschutzbeauftragten in der Lage Ihr Unternehmen in Rekordzeit zu optimieren.

Datenschutz-Management im Konzern.

Durch die Anforderungen unserer Kunden ist das Datenschutz-Management-System selbstverständlich konzernfähig. Das heißt, dass auch komplexe Unternehmensstrukturen über viele Kontinente in der Software abgebildet werden können. Um Zugangsrechte, Rollen- und Dokumentenverteilung zu organisieren. Gerade die kollaborative Zusammenarbeit macht es Ihnen möglich mit vielen verschiedenen Abteilungen die Datenschutz-Anforderungen umzusetzen.

Das Datenschutz-Management-System vereinfacht Ihre Verantwortung im Datenschutz. Durch Strukturierung und Dokumentation sämtlicher datenschutzrelevanter Prozesse auf einer zentralen Plattform gewinnen Sie den vollen Überblick über den Stand Ihrer Datenschutz-Organisation. Die Erstellung von Verarbeitungstätigkeiten oder Datenschutz-Folgenabschätzungen erfolgt intuitiv und kann daher von Beschäftigten aus verschiedenen Abteilungen vorbereitet werden, um die Freigabe vom Datenschutzbeauftragten zu erhalten.

Aus der Praxis heraus haben sich folgende Benutzer-Gruppen bewährt:

Geschäftsführung
Datenschutzbeauftragte
Datenschutz-Koordinatoren
Abteilungsleiter
IT-Abteilung
Informationssicherheitsbeauftragte & IT-Sicherheitsbeauftragte

Es können sämtliche Dateiformate hinterlegt werden und einfach über den intuitiven Editor übernommen werden. Stammdaten können ganz einfach per CSV-Upload importiert werden.

SaaS:

Das Datenschutz-Management-System ist standardmäßig als SaaS-Lösung verfügbar, somit haben Sie und vor allem Ihre IT-Abteilung keine Aufwände bei der Installation & Wartung der Lösung. Das Datenschutz-Management-System wird in einem deutschen Rechenzentrum, welches ISO-27001 zertifiziert ist, gehostet. Sofern Sie eine individuelle Version erwerben, wird im ersten Schritt das Datenschutz-Management-System an Ihre Unternehmensstrukturen und dem Corporate Design angepasst. Somit können Sie direkt in einem maß geschnittenem DSMS starten.

On-Premise:

Das Datenschutz-Management-System kann auch lokal installiert werden, sofern unsere Kunden die entsprechende Serverstruktur hierfür bereitstellen können. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Ersteinrichtung und übergeben Ihnen ein bereits angepasstes DSMS, welches Ihr Corporate Design und weitere Anpassungen beinhaltet. Hierfür beachten Sie, dass es verschiedene vertragliche Gestaltungen (Lizenz-Modelle) gibt, um ein Datenschutz-Management-System zu erwerben.

Das Datenschutzmanagementsystem dient mit einer Vielzahl an Vorlagen für die Dokumentation von z.B. Verarbeitungstätigkeiten, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Einwilligungen, internen Datenschutz-Richtlinien. Das bedeutet für unsere Kunden, dass Sie auch ohne unsere Beratungsleistungen eine große Vorlagendatenbank erhalten, welche die eigenständige Optimierung des Datenschutzes zulässt.

In dem Datenschutzmanagementsystem von Keyed gibt es verschiedene Möglichkeiten von Workflows. Es können z.B. zur Steuerung von Maßnahmen, der Auditierung von Dienstleistern oder der Dokumentationserstellung verschiedene Prozesse etabliert werden. Hierbei steht im Fokus, dass die Ausführungen so einfach wie möglich gestartet werden können.

Die einfache und schnelle Lösung zur Einführung eines Datenschutzmanagementsystems ist die Auswahl unserer SaaS-Lösung. Sollten unsere Kunden spezifische Anforderungen äußern, welche den Betrieb eines Datenschutzmanagementsystems in der Cloud erschweren, stellen wir eine On-Premises-Lösung zur Verfügung. Hierfür bedarf es einer individuellen Abstimmung mit der Unternehmens-IT.

Das Datenschutzmanagementsystem ist Mehr Mandantenfähig und es können Konzernstrukturen (Mutter- & Tochtergesellschaften, sowie Niederlassungen) abgebildet werden. Darüber hinaus können bestimmte Dokumentationen, Vorgaben und Verträge auf untergeordnete Gesellschaften übertragen werden.

Der Upload von jeglichen Dateiformaten (Word, Excel, PDF etc.) zur Dokumentation innerhalb des Datenschutzmanagementsystems ist uneingeschränkt möglich.

Durch unseren umfangreichen Editor im Datenschutzmanagementsystem können Unternehmen beliebige Vorlagen für die Dokumentationserstellung und Fragebögen erstellen. Hierüber können z.B. auch intelligente Datenschutz-Folgenabschätzungen (inkl. Risiko-Berechnung) erstellt werden.

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Wir melden uns zeitnah bei Ihnen.

Kurzprofil der Keyed GmbH

Wir verbinden juristische Expertise mit digitaler Kompetenz. Als externer Datenschutzbeauftragter gestartet, betreuen wir mittlerweile international unsere Kunden ganzheitlich mit Lösungen für den Datenschutz. Durch unsere Datenschutz-Optimierungen in mehr als 300 Unternehmen verfügen wir über die notwendige Erfahrung.

+49 (0) 2505 639797

info@keyed.de

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Datenschutz Management System

Datenschutz Management

Was können Datenschutzmanagementsysteme?

Warum braucht man ein Datenschutz Management System?

Die Planung des Datenschutzes

Datenschutzmaßnahmen umsetzen

Überprüfung und Kontrolle der Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen

Verbessern des Datenschutzes

Die Software zum Datenschutz Management System

Funktionen des Datenschutzmanagementsystems

Prozesse im Datenschutz Management System

Fazit zum Datenschutz Management System

FAQ – Datenschutzmanagement

Wer braucht ein Datenschutzmanagement?

Wie hilft ein Datenschutzmanagement dem Datenschutzbeauftragten?

Wer sollte Zugriff auf die Datenschutzmanagement-Software erhalten?

Kann ich bestehende Dokumentation und Stammdaten importieren?

Wie funktioniert die Installation eines Datenschutzmanagementsystems?

Datenschutzmanagementsystem als Vorlage?

Welche Workflows gibt es im Datenschutzmanagementsystem?

Datenschutzmanagementsystem: On-Premises oder Cloud?

Datenschutzmanagementsystem für Konzerne & Unternehmensgruppen

Upload von Dokumenten im Datenschutzmanagementsystem

Individuelle Vorlagen erstellen im Datenschutzmanagementsystem

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