Datenschutzbeauftragter: Extern vs intern im Vergleich

Kurzantwort für Entscheider

Unsere Empfehlung: Für die meisten mittelständischen Unternehmen lohnt sich ein externer DSB, weil er unabhängige Expertise, planbare Kosten und sofortige Einsatzfähigkeit bietet. Ein interner Datenschutzbeauftragter kann bei großen oder sehr komplexen Organisationen sinnvoll sein. Ob extern oder intern besser passt, hängt von vier Punkten ab:

1. Größe und Struktur des Unternehmens
2. Art und Umfang der verarbeiteten Daten (Datenrisiko)
3. vorhandene Fachkunde und Zeit im Unternehmen
4. neue Technologien wie KI

Ein interner Datenschutzbeauftragter kann in großen oder sehr komplexen Organisationen sinnvoll sein, bringt jedoch häufig Nachteile wie Interessenkonflikte, hohen Schulungsaufwand, eingeschränkte Flexibilität und langfristige Personalkosten mit sich.

Warum wir diese Frage im Mittelstand fast täglich hören

Bei Keyed begleiten wir seit vielen Jahren über 500 mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung von Datenschutzanforderungen. Eine Frage begegnet uns dabei besonders häufig:

„Sollen wir einen internen Datenschutzbeauftragten aufbauen – oder ist eine externe Lösung langfristig sinnvoller?“

Ab etwa 100 Mitarbeitenden wird Datenschutz spürbar komplexer: mehr Fachabteilungen, mehr IT-Systeme, mehr personenbezogene Daten und steigende Erwartungen von Kunden, Geschäftspartnern und Aufsichtsbehörden. Gleichzeitig gewinnen Cloud-Services und KI-gestützte Anwendungen an Bedeutung. Es kann schon vorher sinnvoll sein, diese Rolle extern zu besetzen, wenn besonders kritische Verarbeitungen vorgenommen werden.

Gesetzlich ist die Frage früh relevant: Nach § 38 BDSG müssen Unternehmen in der Regel schon einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn ständig mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Ob ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern besser einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten wählt, hängt dann von Fachkunde, Zeit und Risiko ab. Ab etwa dieser Größe wird die Aufgabe in der Praxis meist so umfangreich, dass sie neben einer Hauptaufgabe kaum noch zu bewältigen ist.

Kosten-Nutzen-Analyse: Warum der klassische Kostenvergleich oft in die Irre führt

Viele Unternehmen vergleichen intern vs. extern nach einem einfachen Schema:

• intern: Gehalt + Schulungen
• extern: monatliche Pauschale

Auf dem Papier wirkt die interne Lösung häufig günstiger. In der Praxis erleben wir jedoch immer wieder, dass genau dieser Vergleich zu kurz greift. Denn Datenschutz verursacht nicht nur direkte Kosten, sondern vor allem:

• Risiken
• Opportunitätskosten
• organisatorische Abhängigkeiten

Die entscheidende Frage lautet daher nicht:

Was kostet ein Datenschutzbeauftragter? Sondern: Welches Modell reduziert Risiken, entlastet die Organisation und hält uns langfristig handlungsfähig?

Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten: Pauschale oder Tagessatz?

Externe Datenschutzbeauftragte rechnen meist als monatliche Pauschale oder nach Aufwand (Tagessatz oder Stundensatz) ab. Die Pauschale ist besser planbar. Eine Abrechnung nach Aufwand kann bei sehr geringem Bedarf günstiger sein, wird aber bei viel Beratungsbedarf schnell teurer. Ein günstiger externer Datenschutzbeauftragter ist deshalb nicht automatisch die wirtschaftlichste Lösung: Entscheidend ist, welche Leistungen enthalten sind, wie schnell er reagiert und ob er für Audits und Aufsichtsbehörden gerüstet ist. Konkrete Kostenbeispiele finden Sie im Beitrag Kosten eines Datenschutzbeauftragten.

Welche Rolle ein Datenschutzbeauftragter heute tatsächlich erfüllen muss

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten ergeben sich aus Art. 39 DSGVO: Er unterrichtet und berät, überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften, berät bei der Datenschutz-Folgenabschätzung und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen. Das Unternehmen benennt den Datenschutzbeauftragten, veröffentlicht seine Kontaktdaten und teilt sie der Aufsichtsbehörde mit (Art. 37 Abs. 7 DSGVO). Ein Datenschutzbeauftragter kann dabei als Beschäftigter tätig sein oder seine Aufgaben auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags erfüllen (Art. 37 Abs. 6 DSGVO).

Gerade im Mittelstand ist der Datenschutzbeauftragte längst kein reiner Dokumentationsverwalter mehr. In der Praxis erwarten Unternehmen zu Recht, dass der DSB:

• Fachabteilungen berät und einbindet;
• Risiken bewertet und priorisiert;
• Datenschutzprozesse aufsetzt und kontrolliert;
• bei neuen Tools und Projekten frühzeitig eingebunden ist;
• bei Prüfungen oder Vorfällen souverän unterstützt;
• Schnittstellen zu IT, HR, Marketing und Geschäftsführung bedient;
• und zum Großteil auch die Dokumentation übernimmt.

Mit dem zunehmenden Einsatz von KI-Systemen kommt eine weitere Dimension hinzu:
Datenschutz wird Teil einer übergeordneten Compliance- und Governance-Struktur.

Interner Datenschutzbeauftragter: Nachteile und typische Probleme

Ein klassisches Szenario aus unserer Beratung:

Ein Unternehmen mit rund 180 Mitarbeitenden bestellt eine interne Person zum Datenschutzbeauftragten – häufig aus IT oder HR. Fachlich geeignet, engagiert, motiviert. Nach einigen Monaten zeigt sich:

• Projekte stapeln sich
• Datenschutz wird reaktiv behandelt
• wichtige Themen bleiben liegen, wenn andere Aufgaben priorisiert werden

Fällt diese Person aus oder verlässt sie das Unternehmen, entsteht sofort eine Lücke.
Datenschutz wird damit personenabhängig statt strukturell verankert.

Interessenkonflikte beim internen Datenschutzbeauftragten: Typische Konflikte

Ein Datenschutzbeauftragter darf neben seiner Funktion keine Aufgaben übernehmen, die zu einem Interessenkonflikt führen (Art. 38 Abs. 6 DSGVO). Typische Konflikte entstehen, wenn der interne Datenschutzbeauftragte zugleich Geschäftsführer, IT-Leiter, Personalleiter oder Marketingleiter ist auch ein Rechtsanwalt kann in einen Interessenkonflikt geraten. Er würde dann über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung mitentscheiden und sich selbst kontrollieren. Dazu kommt der besondere Kündigungsschutz: Ein interner Datenschutzbeauftragter ist nach dem BDSG nur eingeschränkt kündbar, wenn die Benennung gesetzlich verpflichtend ist.

Interne Datenschutzbeauftragte prüfen häufig Prozesse,

• für die sie selbst verantwortlich sind
• oder an deren Einführung sie beteiligt waren

Das ist rechtlich heikel und organisatorisch problematisch. Datenschutz erfordert Unabhängigkeit – gerade dann, wenn wirtschaftliche Interessen mit rechtlichen Anforderungen kollidieren.

Weiterbildung und Spezialisierung kosten Zeit und Geld

Datenschutzrecht, Behördenpraxis und technische Anforderungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Hinzu kommen neue Themen wie:

• KI-Tools
• Tracking & Analytics
• internationale Anbieter

Ein interner DSB muss dieses Wissen allein aufbauen und aktuell halten. In vielen Unternehmen fehlt dafür schlicht die Zeit.

Externer Datenschutzbeauftragter Vorteile: Warum dieses Modell robuster ist

Beim externen Datenschutz übernimmt ein Dienstleister die Funktion des Datenschutzbeauftragten auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags. Der externe DSB berät und kontrolliert, die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO bleibt aber beim Unternehmen.

1. Zugriff auf gebündelte Expertise

Ein externer Datenschutzbeauftragter bei Keyed steht nicht allein. Dahinter arbeitet ein Team aus:

• Datenschutzjuristen
• IT- und Prozess-Experten
• Spezialisten für Sonderthemen wie KI oder internationale Datenübermittlungen

Gerade bei komplexen Fragestellungen profitieren Unternehmen von dieser kollektiven Erfahrung.

2. Klare Rollen, klare Verantwortung

Externe Datenschutzbeauftragte sind:

• unabhängig
• nicht in interne Machtstrukturen eingebunden
• klar in ihrer Rolle definiert

Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern erhöht auch die Glaubwürdigkeit gegenüber Aufsichtsbehörden. Details zu unserem Ansatz finden sich auf der Leistungsseite Externer Datenschutzbeauftragter.

3. Skalierbarkeit bei Wachstum und neuen Anforderungen

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ein mittelständisches Unternehmen wächst stark, nutzt neue SaaS-Tools und plant den Einsatz von KI im Marketing. Der interne Datenschutzbeauftragte stößt fachlich und zeitlich an Grenzen.

Mit einem externen DSB konnten:

• Prozesse standardisiert
• Risiken sauber dokumentiert
• neue Projekte frühzeitig begleitet werden

Ohne zusätzliche interne Umstrukturierungen.

Externer Datenschutzbeauftragter für den Mittelstand: Wann sich das Modell lohnt

Im Mittelstand fehlen oft Zeit und Fachkunde, um einen internen Datenschutzbeauftragten aufzubauen. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist in der Regel sofort einsatzfähig, fällt bei Urlaub oder Krankheit nicht aus, weil ein Team dahintersteht, und wächst mit dem Unternehmen mit. Besonders sinnvoll ist er, wenn die Datenverarbeitung komplexer wird, etwa durch Cloud-Dienste, KI-Anwendungen oder neue Standorte.

Nachteile eines externen Datenschutzbeauftragten: Schwierigkeiten und wie man sie vermeidet

Auch das externe Modell hat Nachteile. Mit der richtigen Vertragsgestaltung lassen sich die meisten Schwierigkeiten vermeiden:

• Weniger Nähe zum Unternehmen: Ein externer Datenschutzbeauftragter kennt die Abläufe anfangs nicht. Hilfreich sind eine Einarbeitung und feste Ansprechpartner im Unternehmen.
• Erreichbarkeit: Reaktionszeiten hängen vom Vertrag ab. Sie sollten zusammen mit dem Leistungsumfang festgelegt werden.
• Laufende Kosten: Statt eines einmaligen Aufbaus entstehen monatliche Kosten. Preismodelle und enthaltene Leistungen sollten verglichen werden.
• Bindung an einen Dienstleister: Ein Wechsel kostet Aufwand. Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist prüfen und die Dokumentation im eigenen Besitz halten.

Wo finde ich einen externen Datenschutzbeauftragten für mein Unternehmen?

Einen externen Datenschutzbeauftragten finden Unternehmen in Deutschland vor allem über Berufsverbände, spezialisierte Datenschutz-Dienstleister und zertifizierte Beratungsunternehmen. Diese Anbieter stellen qualifizierte Datenschutzbeauftragte gemäß DSGVO und BDSG bereit und eignen sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen.

1. Berufsverbände und offizielle Verzeichnisse

Eine der verlässlichsten Anlaufstellen ist der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands e.V. (BvD).

Warum dieser Weg sinnvoll ist:

• Öffentliche Expertendatenbank

• Filter nach Region, Branche und Qualifikation

• Mitglieder verpflichten sich zu beruflichen Leitlinien

• Besonders geeignet für Unternehmen, die unabhängige Einzelpersonen suchen

Vorteil für Unternehmen: hohe Neutralität, transparente Qualifikation.

2. Spezialisierte Datenschutz-Dienstleister

Viele Unternehmen entscheiden sich für professionelle Anbieter, die externe Datenschutzbeauftragte als Service bereitstellen.

Typische Merkmale solcher Anbieter:

• Eine Zertifizierung, etwa durch TÜV oder DEKRA, ist keine gesetzliche Voraussetzung für die Benennung als Datenschutzbeauftragter, kann aber als Nachweis vorhandener Fachkenntnisse dienen. Entscheidend sind die berufliche Qualifikation, das Fachwissen im Datenschutzrecht und in der Datenschutzpraxis sowie die Fähigkeit, die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten zu erfüllen (Art. 37 Abs. 5 DSGVO).

• Feste monatliche Betreuungspakete

• Kombination aus rechtlicher Beratung, Schulung und Dokumentation

• Erfahrung mit Behördenkommunikation und Audits

Dieser Ansatz eignet sich besonders für:

• Mittelstand ohne eigene Rechts- oder Compliance-Abteilung

• Unternehmen mit dynamischen IT- und Datenprozessen

3. Worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten

Unabhängig vom Anbieter sollten Unternehmen prüfen:

• Branchenerfahrung (z. B. E-Commerce, SaaS, Gesundheitswesen)

• Erreichbarkeit & Reaktionszeiten

• Transparenter Leistungsumfang

• Erfahrung mit Aufsichtsbehörden

• Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit gemäß Art. 38 Abs. 3 DSGVO

• Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist
• Preismodell und enthaltene Leistungen (nicht nur der Preis: Ein günstiger externer Datenschutzbeauftragter ist nicht automatisch der beste)

Eine kostenlose Erstberatung ist empfehlenswert, um Erwartungen, Haftung und Zuständigkeiten klar abzugrenzen.

Haftung und Geschäftsführungsverantwortung: Ein oft unterschätzter Faktor

Die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO bleibt beim Unternehmen und seiner Geschäftsführung, auch wenn ein externer Datenschutzbeauftragter benannt ist (Art. 24 DSGVO). Die Haftung des Datenschutzbeauftragten selbst richtet sich nach dem Dienstleistungs- oder Arbeitsvertrag und den allgemeinen Regeln. Ein externer Datenschutzbeauftragter schafft jedoch:

Ein weitverbreiteter Irrglaube: „Wenn wir einen Datenschutzbeauftragten haben, sind wir abgesichert.“

Tatsächlich bleibt die Verantwortung immer bei der Geschäftsführung.
Ein externer Datenschutzbeauftragter schafft jedoch:

• saubere Dokumentation
• nachvollziehbare Empfehlungen
• klare Risikobewertungen

Das ist im Ernstfall entscheidend – etwa bei Prüfungen oder Bußgeldverfahren.

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter: Entscheidungshilfe

Vor- und Nachteile: Externer und interner Datenschutzbeauftragter im Vergleich

Eine interne Lösung kann sinnvoll sein, wenn:

• Datenschutz eine klar definierte Vollzeitrolle ist;
• ausreichende Ressourcen für Weiterbildung vorhanden sind;
• keine Interessenkonflikte bestehen;
• das Unternehmen technisch und regulatorisch überschaubar aufgestellt ist.

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist meist überlegen, wenn:

• mehrere Fachbereiche betroffen sind;
• KI-, Cloud- oder internationale Themen relevant sind;
• interne Ressourcen begrenzt sind;
• es schlicht noch nicht lohnt, eine eigene Person dafür abzustellen;
• Skalierbarkeit und Rechtssicherheit haben Priorität.

Hinweise zur formalen Bestellung eines Datenschutzbeauftragten haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengefasst.

In unserer täglichen Arbeit sehen wir: Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist Datenschutz weniger eine Personalfrage als eine Strukturfrage. Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet vielen mittelständischen Unternehmen:

• mehr Stabilität
• weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen
• bessere Entscheidungsgrundlagen
• und eine höhere Zukunftsfähigkeit – insbesondere im Kontext von KI

Externer Datenschutzbeauftragter oder Software?

Datenschutzmanagement-Software ersetzt keinen Datenschutzbeauftragten. Ob ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen muss, richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere Art. 37 DSGVO und den ergänzenden nationalen Regelungen. Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten müssen von einer entsprechend qualifizierten Person wahrgenommen werden. Eine Datenschutzmanagement-Software unterstützt dabei, Dokumentationen, Verzeichnisse, Fristen und Nachweise zentral zu verwalten. In der Praxis ergänzen sich beide: Der Datenschutzbeauftragte berät und begleitet die Umsetzung der Datenschutzanforderungen, während die Software die zugehörigen Prozesse und Informationen strukturiert unterstützt.

FAQ – Häufige Fragen aus dem Mittelstand

Ist ein externer Datenschutzbeauftragter rechtlich gleichwertig?

Ja. Nach Art. 37 Abs. 6 DSGVO kann der Datenschutzbeauftragte Beschäftigter des Unternehmens sein oder seine Aufgaben auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags erfüllen. Für beide gelten dieselben Anforderungen an Fachkunde und Unabhängigkeit.

Können externe DSBs unser Unternehmen wirklich verstehen?

Unsere Erfahrung zeigt: ja – oft sogar schneller. Durch Branchenkenntnis und Vergleichsfälle erkennen externe DSBs Risiken frühzeitig.

Sind externe Datenschutzbeauftragte nicht teurer?

Nicht zwangsläufig. Betrachtet man Risiko, Ausfallzeiten und Opportunitätskosten, relativiert sich der Vergleich schnell.

Wie schnell reagieren externe Datenschutzbeauftragte?

In der Regel schneller als interne Datenschutzbeauftragte, weil man die Erfahrung aus vielen Beratungsprojekten heranziehen kann. Noch schneller können Reaktionszeiten bei Anbietern sein, welche über ein großes Beratungsteam verfügen.

 Welche Vertragslaufzeit ist bei einem externen Datenschutzbeauftragten üblich?

Das hängt vom Anbieter ab. Vor Vertragsabschluss sollten Sie Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Leistungsumfang prüfen. [Offen für Nils: Konditionen von Keyed ergänzen]

Wer haftet, wenn ein externer Datenschutzbeauftragter einen Fehler macht?

Die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO bleibt beim Unternehmen (Art. 24 DSGVO). Die Haftung des Datenschutzbeauftragten richtet sich nach dem Dienstleistungsvertrag und den allgemeinen Regeln. Prüfen Sie deshalb Vertrag und Haftungsregelung des Anbieters.

Gilt das auch für Unternehmen in Österreich und der Schweiz?

In Österreich gilt wie in Deutschland die DSGVO, die Regeln zur Benennung stehen in Art. 37 DSGVO. In der Schweiz gilt das Schweizer Datenschutzgesetz, dessen Vorgaben abweichen. Unternehmen mit Kunden in der EU müssen zusätzlich die DSGVO beachten.

Ersetzt Datenschutz-Software den Datenschutzbeauftragten?

Nein. Software unterstützt bei Dokumentation, Fristen und Nachweisen, ersetzt aber nicht die gesetzlich vorgesehene Funktion eines fachkundigen externen Datenschutzbeauftragten.