Datenschutzaudit

Einleitung

In den letzten Jahren haben Datenschutzverletzungen weltweit Schlagzeilen gemacht, und Unternehmen, die nicht den nötigen Wert auf Datenschutz legen, riskieren nicht nur erhebliche Bußgelder, sondern auch erheblichen Reputationsschaden. Genau hier kommt ein Datenschutzaudit ins Spiel, eine Praxis, die oft übersehen, aber entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens in der digitalen Souveränität ist.

Aber wie funktionieren Datenschutzaudits genau und warum sind sie so wichtig für Unternehmen? In diesem Blogbeitrag werden wir uns eingehend mit diesen Fragen beschäftigen, um zu verdeutlichen, warum jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, Datenschutzaudits als unverzichtbaren Bestandteil seiner Geschäftsstrategie betrachten sollte.

Inhalte:

• Was ist ein Datenschutzaudit?
• Wann wird ein Datenschutzaudit benötigt?
• Anforderungen in einem Datenschutzaudit
• Vorbereitung auf ein Datenschutzaudit
• Wer sind Teilnehmer eines Datenschutzaudits?
• Ablauf eines Datenschutzaudits
• Was kostet ein Datenschutzaudit?
• Wie oft sollte ein Datenschutzaudit absolviert werden?
• Auswertung eines Datenschutzaudits
• Maßnahmen aus einem Datenschutzaudit umsetzen

Was ist ein Datenschutzaudit?

Ein Datenschutzaudit ist ein systematischer Prozess, bei dem das aktuelle Datenschutzniveau eines Unternehmens überprüft, bewertet und dokumentiert werden. Ziel dieses Prozesses ist es, die Konformität des Unternehmens mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -bestimmungen sicherzustellen und etwaige Risiken oder Schwachstellen zu identifizieren, die zu Datenschutzverletzungen führen könnten.

Durch ein Datenschutzaudit kann ein Unternehmen Schwachstellen und potenzielle Risiken identifizieren, diese adressieren und dadurch Datenschutzverletzungen und damit verbundene rechtliche und reputationsbezogene Konsequenzen vermeiden. Es trägt zudem dazu bei, das Bewusstsein für Datenschutzthemen innerhalb des Unternehmens zu erhöhen und das Vertrauen von Kunden, Partnern und anderen Interessengruppen zu stärken.

Wann wird ein Datenschutzaudit benötigt?

In der Europäischen Union (EU) legt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit Mai 2018 gilt, nicht explizit fest, dass Unternehmen regelmäßige Datenschutzaudits durchführen müssen. Es wird jedoch erwartet, dass Unternehmen in der Lage sind, ihre Compliance mit der DSGVO nachzuweisen. Ein Datenschutzaudit kann dabei helfen, diese Nachweispflicht zu erfüllen. Einige Sektoren oder Arten von Datenverarbeitungen können auch spezifischere Vorschriften vorsehen, die regelmäßige Audits erfordern.

Auch wenn kein spezifisches Gesetz ein Datenschutzaudit vorschreibt, kann es dennoch sinnvoll sein, eines durchzuführen. Erstens kann es dazu beitragen, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu verringern, indem es Schwachstellen in den Prozessen mit personenbezogenen Daten eines Unternehmens aufdeckt, bevor sie zu einem Problem werden. Zweitens kann es das Vertrauen von Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden stärken, indem es zeigt, dass das Unternehmen Datenschutz ernst nimmt. Drittens kann es dazu beitragen, das Bewusstsein und das Verständnis für Datenschutzfragen innerhalb des Unternehmens zu erhöhen, was zu besserem gelebten Datenschutz im gesamten Unternehmen führen kann.

Ein Datenschutzaudit kann auch Teil der Due Diligence bei einer Unternehmensübernahme oder -fusion sein, um sicherzustellen, dass keine versteckten Datenschutzrisiken übernommen werden.

Letztlich ist ein Datenschutzaudit eine Investition in die Zukunft eines Unternehmens. Es kann dazu beitragen, kostspielige Bußgelder und Reputationsverluste zu vermeiden und das Unternehmen besser auf die Herausforderungen der digitalen Welt vorzubereiten.

Anforderungen in einem Datenschutzaudit

Der wesentliche Gegenstand in einem Datenschutzaudit sind alle Prozesse, welche personenbezogene Daten verarbeitet werden. Nur dann finden die datenschutzrechtlichen Gesetze Anwendung. Hierzu werden in einem Datenschutzaudit normalerweise mehrere Aspekte überprüft, darunter:

1. Datenschutzrichtlinien: Der Auditor im Datenschutzaudit prüft, ob das Unternehmen klare und wirksame Datenschutzrichtlinien hat und ob diese Richtlinien konsequent eingehalten und durchgesetzt werden.
2. Verarbeitung von Daten: Im Datenschutzaudit wird untersucht, wie das Unternehmen personenbezogene Daten erhebt, speichert, verwendet und löscht, und ob diese Praktiken mit den Datenschutzgesetzen übereinstimmen.
3. Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen: Das Datenschutzaudit dient zur Prüfung, ob das Unternehmen geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen hat, um die personenbezogenen Daten, die es speichert und verarbeitet, zu schützen.
4. Schulung und Bewusstsein: Im Datenschutzaudit wird bewertet, ob das Unternehmen angemessene Schulungen und Aufklärungsmaßnahmen zur Förderung des Datenschutzbewusstseins bei seinen Mitarbeitern durchgeführt hat.
5. Reaktion auf Datenschutzverletzungen: Auch kann in einem Datenschutzaudit geprüft werden, ob das Unternehmen angemessene Verfahren für den Umgang mit Datenschutzverletzungen hat, einschließlich der Meldung solcher Verletzungen an die zuständigen Behörden und die betroffenen Personen.

Vorbereitung auf ein Datenschutzaudit

Das Ziel der Vorbereitung auf das erste Datenschutzaudit eines Unternehmens sollte nicht zwingend die vollständige Konformität im Datenschutz sein. Vielmehr geht es um die ordentliche Informationsaufbereitung für den Auditor im Datenschutzaudit. Eine gründliche Vorbereitung kann dazu beitragen, dass der Datenschutzaudit reibungslos verläuft und das Unternehmen die besten Ergebnisse erzielt. Beispielsweise können folgende Vorbereitungen sehr hilfreich sein:

1. Verstehen der Anforderungen: Zunächst muss das Unternehmen verstehen, welche Datenschutzgesetze und -bestimmungen gelten und welche spezifischen Anforderungen diese stellen. Dazu kann es hilfreich sein, einen Datenschutzbeauftragten oder einen Rechtsberater vorab zu konsultieren. Der Auditor sollte ebenfalls vorab einen Auditplan für das Datenschutzaudit anfertigen und an das Unternehmen übermitteln.
2. Datenfluss verstehen: Das Unternehmen sollte verstehen, wo und wie personenbezogene Daten innerhalb des Unternehmens fließen. Dazu gehört zu wissen, welche Daten erfasst werden, wie sie gespeichert und verwendet werden und wer Zugang zu ihnen hat. Wenn vorhanden, sollte das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten herangezogen werden.
3. Zusammenfassung aller technischen und organisatorischen Maßnahmen: Das Unternehmen sollte vorab ermitteln, welche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten im Einsatz sind.
4. Dokumentation vorbereiten: Schließlich sollte das Unternehmen alle relevanten Dokumente vorbereiten und organisieren, die im Rahmen des Audits benötigt werden könnten. Dazu können Datenschutzrichtlinien, Auftragsverarbeitungsverträge, Nachweise über die Einhaltung der Datenschutzgesetze und Informationen über vorangegangene Datenschutzverletzungen und die darauf folgenden Reaktionen gehören.

Wer sind Teilnehmer eines Datenschutzaudits?

Ein Datenschutzaudit kann intern vom Unternehmen selbst oder extern von unabhängigen Prüfern durchgeführt werden. Die Teilnehmer an einem Datenschutzaudit können je nach Größe und Struktur des Unternehmens variieren, aber im Allgemeinen können folgende Rollen beteiligt sein:

1. Auditor: Dies ist die Person oder Gruppe, die das Audit durchführt. Es kann sich um interne Mitarbeiter handeln (wie einen Datenschutzbeauftragten oder ein internes Audit-Team) oder um externe Berater oder eine Prüfungsorganisation. Der Auditor ist verantwortlich für die Durchführung des Audits, die Bewertung des Ist-Zustandes im Datenschutz des Unternehmens und die Erstellung des Auditberichts.
2. Management: Mitglieder des Managements, insbesondere diejenigen, die für den Datenschutz verantwortlich sind, werden oft in das Audit einbezogen. Sie können Informationen über die Verarbeitungen des Unternehmens liefern und sind normalerweise dafür verantwortlich, die Empfehlungen des Auditors zu verantworten.
3. IT-Abteilung: Da viele Maßnahmen technischer Natur sind, ist die IT-Abteilung oft stark in das Audit involviert. Sie können Informationen über Sicherheitssysteme, Datenmanagement und ähnliche Themen liefern.
4. Personalabteilung: Da sie oft mit sensiblen personenbezogenen Daten umgeht, kann die Personalabteilung ebenfalls in das Audit einbezogen werden.
5. Rechtsabteilung: Oftmals gibt es eine Schnittstelle zwischen der Rechtsabteilung und dem Datenschutz, somit ergibt die Einbindung in das Datenschutzaudit Sinn.
6. Andere Mitarbeiter: Je nach Größe und Art des Unternehmens können auch andere Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, in das Audit einbezogen werden.

Ablauf eines Datenschutzaudits

Ein Datenschutzaudit folgt im Allgemeinen einem standardisierten Prozess, der sich jedoch je nach Größe und Art des Unternehmens sowie der Art und Menge der zu prüfenden Daten unterscheiden kann. Hier sind die typischen Schritte:

• Planung (2-4 Wochen): In dieser Phase wird der Umfang des Audits festgelegt und ein Auditplan erstellt. Es werden die zu prüfenden Bereiche, die Methoden und Werkzeuge für das Audit und der Zeitplan festgelegt.
• Vorab Audit (2 Wochen): Es bietet sich an, dass vorab ein Fragebogen übermittelt wird pro Abteilung, damit der Auditor im Hauptaudit besser auf Details eingehen kann. So kann die Qualität des Datenschutzaudits steigen.
• Durchführung des Audits (2-8 Wochen): In dieser Phase führt der Auditor das Datenschutzaudit durch. Dies kann Interviews mit Mitarbeitern, Überprüfungen von Dokumenten und Datensätzen, Überprüfungen von technischen Systemen und Sicherheitsmaßnahmen sowie andere Methoden zur Datensammlung umfassen.
• Berichterstattung (2 Wochen): Nach Abschluss des Audits erstellt der Auditor einen Bericht, der die Ergebnisse des Audits zusammenfasst. Dieser Bericht sollte alle festgestellten Mängel oder Verstöße gegen die Datenschutzbestimmungen sowie Empfehlungen zur Behebung dieser Mängel enthalten.
• Folgeaktivitäten: Nachdem der Bericht erstellt und an das Management übermittelt wurde, sollte das Unternehmen die im Bericht aufgeführten Empfehlungen umsetzen. In manchen Fällen kann eine Nachprüfung erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die empfohlenen Änderungen korrekt umgesetzt wurden.

Die Dauer eines Datenschutzaudits kann stark variieren und hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich der Größe des Unternehmens, der Menge und Art der zu prüfenden Prozesse des Unternehmens. Ein einfaches Audit für ein kleines Unternehmen kann nur ein paar Tage dauern, während ein umfangreiches Audit für ein großes Unternehmen mehrere Wochen oder sogar Monate dauern kann.

Was kostet ein Datenschutzaudit?

Je nach Umfang können 2 bis 5 Tage für ein Audit benötigt werden. Hierbei sind die Vorbereitung des Audits und die anschließende Auswertung und Berichterstellung noch nicht berücksichtigt. Es können demnach alleine an externen Kosten 5.000 € bis  25.000 € anfallen. Hier sind jedoch einige Punkte, die generell helfen können, die Kosten zu senken:

• Automatisierung: Datenschutzsoftware und Tools können helfen, repetitive und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren. Beispielsweise kann das automatische Tracking und Reporting von Datenschutzverstößen wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.
• Kontinuierliche Überwachung: Anstatt nur periodische Audits durchzuführen, kann die kontinuierliche Überwachung und Beurteilung von Datenschutzpraktiken helfen, Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben, was die Kosten für umfangreiche Audits reduzieren kann.
• Risikobasierte Ansätze: Indem Unternehmen sich auf Bereiche mit hohem Risiko konzentrieren, anstatt alle Bereiche gleichermaßen zu auditieren, können sie effizienter und kostengünstiger sein.
• Einheitliche Richtlinien: Stellen Sie sicher, dass es klare, einheitliche Datenschutzrichtlinien gibt. Widersprüchliche oder verwirrende Richtlinien können zu Fehlern und ineffizienten Audits führen.

Wie oft sollte ein Datenschutzaudit absolviert werden?

Das Datenschutzaudit sollte möglichst jährlich stattfinden, damit Änderungen der Prozesse und demnach die datenschutzrechtlichen Dokumentationen vorgenommen und rechtzeitig bewertet werden können. Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass bei jeder Änderung der Geschäftsprozesse eine neue Auditierung Sinn ergibt. Neben diesen regelmäßigen Audits sollten Unternehmen auch ein System für kontinuierliches Monitoring und Reporting implementieren, um sicherzustellen, dass Datenschutzprobleme sofort erkannt und behoben werden. Letztendlich ist es am besten, die Beratung eines Datenschutzbeauftragten oder -experten einzuholen, um sicherzustellen, dass Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Datenschutzauditplan einhalten.

Auswertung eines Datenschutzaudits

Die Auswertung eines Datenschutzaudits verläuft im Rahmen eines Soll/Ist-Vergleichs. Der Vergleich sollte dann in einer Agenda von Aufgaben resultieren, die klare Definitionen für die Erfüllbarkeit dieser Aufgaben enthalten. Hierdurch soll deutlich werden, wann und wodurch der Soll-Zustand erreicht werden kann. Zudem sind klare Handlungsempfehlungen wichtig, damit das Unternehmen in die Umsetzung gehen kann.

Maßnahmen aus einem Datenschutzaudit umsetzen

Die Maßnahmen, die im Rahmen eines Datenschutzaudits herausgearbeitet werden, sollten am besten mithilfe eines DSMS umgesetzt werden. Hierdurch kann die Nachverfolgung der Umsetzung von Maßnahmen dann automatisiert vorgenommen werden. Der Aufbau eines DSMS ist für die Aufbereitung und erforderliche Dokumentationen nach einem Audit ebenfalls bestens geeignet. Bei der Keyed GmbH, unter Einschaltung als externen Datenschutzbeauftragten, erfolgt hierbei ein standardmäßiges Vorgehen.