Verschwiegenheitserklärung Muster

Datenschutz VerstehenVerschwiegenheitserklärung Muster

Kurze Einleitung

Eine Verschwiegenheitserklärung dient der Sicherung der tatsächlichen Verschwiegenheit und darauf folgende Geheimhaltung sensibler Informationen und Daten. Geschützt wird die Weitergabe von Informationen, wie zum Beispiel vertraulichen Betriebsgeheimnissen, spezifischen Know-hows und natürlich geschützten personenbezogenen Daten von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten, an Dritte. Eine Vereinbarung über eine Schadensersatzverpflichtung dient hierbei als wirksame Abschreckung, um die Informationen effizient zu schützen und seine Interessen durchzusetzen.

Verschwiegenheitserklärungen sind auch aus kartellrechtlicher Sicht extrem relevant für die Geltendmachung seiner Rechte, beispielsweise dient diese als Eigentumsnachweis über das geheime Know-how. Es ist daher erstrebenswert Verschwiegenheitserklärungen in den Unternehmensablauf zu integrieren und somit sein Unternehmen vor rechtswidrigem Erwerb, rechtswidriger Nutzung und Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen zu schützen.

 

Wann braucht man eine Verschwiegenheitserklärung?

Im alltäglichen Geschäftsbetrieb gibt es etliche bedeutsame Informationen die nicht ohne weiteres an Dritte bzw. nach Außen gelangen sollen. Situationen in denen potenziell Informationen nach Außen gelangen können sind beispielsweise bei Geschäftsverhandlungen mit Kooperationspartnern, denen vorerst Informationen offengelegt werden müssen, damit eine Zusammenarbeit in Betracht gezogen werden kann, oder bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters, der zum Beispiel Geräte wartet oder Videomaterial von Sicherheitskameras kontrolliert. Oder sei es einfach nur eine standardmäßige Reparatur oder Routine-Untersuchung, bei der Dritte Zugang zu Ihren Räumlichkeiten erhalten und eventuell Informationen erlangen können.

Außerordentlich wichtig für den ordentlichen Abschluss einer Verschwiegenheitserklärung ist der Zeitpunkt der Unterzeichnung. Denken Sie in jedem Fall daran die Erklärung im Vorfeld, also vor der Übermittlung der vertraulichen Information, unterschreiben zu lassen. Sollte es ungewollt zu einer Informationsübermittlung gekommen sein, besteht zuletzt noch die Möglichkeit den Empfänger eine Verschwiegenheitserklärung mit dem Zusatz “dies gilt auch für im Vorfeld erlangte Kenntnisse” vorzulegen und unterschreiben zu lassen.

 

Wie muss eine Verschwiegenheitserklärung gestaltet sein?

Eine individuell angepasste Verschwiegenheitserklärung ist essentiell für die rechtswirksame Umsetzung des Schutzes der Geheimnisse. Es muss detailliert festgelegt werden, welche Informationen geschützt sind und was der jeweilige Vertragspartner für Rechte und Pflichten besitzt in Bezug auf die genannten Informationen. Auch hier ist das Prinzip der Angemessenheit zu berücksichtigen, welches sich auf den Schutzumfang im Verhältnis zur Information bezieht. Ein konkretes Beispiel ist, dass eine Schadensersatzpflicht nicht unangemessen zum Wert der geschützten Information stehen darf.

Wie oben bereits angeschnitten gibt es etliche unterschiedliche Informationen, die geschützt werden wollen und sollten. Hierbei sollte zunächst festgelegt werden, welche Informationen schutzwürdig sind und welche Gesetze dies gewährleisten können. Personenbezogene Daten sind primär durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt, wohingegen Geschäftsgeheimnisse durch das Geschäftsgeheimnis-Gesetz (GeschGehG) vor rechtswidrigen Vorgehen geschützt sind. In der Praxis ist es ratsam diese beiden Gesetze für sich zu nutzen und somit eine umfangreiche Sicherheit zu erreichen. Hierzu sind die Voraussetzungen des Art. 32 DSGVO zu erfüllen und die Anforderungen des GeschGehG zu beachten. Im Folgenden wird eine Liste der Bestandteile einer Verschwiegenheitserklärung und damit verbundenen Umsetzung der Voraussetzungen eingegangen:

  1. Vertragsparteien
  2. Präambel
  3. Definition
  4. Vertrauliche Informationen
  5. Geheimhaltungspflichten
  6. Rückgabe bzw. Lösung der vertraulichen Informationen
  7. Eigentumsrechte an den vertraulichen Informationen
  8. Vertragsstrafe
  9. Laufzeit
  10. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
  11. Schlussbestimmungen
 

Verschwiegenheitserklärung und das Geschäftsgeheimnis-Gesetz seit 2019

Das am 26. April 2019 in Kraft getretene GeschGehG schützt vor unerlaubter Erlangung, Nutzung und Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen gemäß § 1 Abs. 1 GeschGehG und löst die §§ 17-19 Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) also das Recht zum Geheimnisschutz ab. Das GeschGehG kommt somit der Richtlinie (EU) 2016/943 “Geschäftsgeheimnissen” nach, die von allen Unionsmitgliedsstaaten und andere Mitgliedsstaaten des EWR umzusetzen sind, um vertrauliche Geschäftsgeheimnisse vor unrechtmäßigen Erwerb zu schützen.

§ 2 GeschGehG bestimmt hierbei den Begriff des Geschäftsgeheimnisses. Demnach liegt ein Geschäftsgeheimnis vor, wenn eine Information nicht bekannt ist, nicht ohne weiteres zugänglich ist und folglich von wirtschaftlichen Wert ist. Außerdem müsste die Information Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch den Inhaber sein und überdies ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung bestehen. Nur wenn die genannten Voraussetzungen kumulativ vorliegen, kann der Schutz von Geschäftsgeheimnissen gewährleistet werden. Dies bedeutet allerdings auch, dass lediglich der Geheimhaltungswille eines Unternehmens nicht ausreicht. Es müssen dringend angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen vorgenommen werden, um dem § 2 GeschGehG gerecht zu werden. Fraglich ist dabei jedoch, was unter angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen fällt. Angemessene Maßnahmen sind nach den Umständen des Einzelfalls zu beurteilen und hängen von der Schutzbedürftigkeit der jeweiligen Information ab. Je höher die Relevanz der Information für das Unternehmen, desto strengere Maßnahmen sollten getroffen werden, um angemessenen Schutz zu bieten. Einen erheblichen Teil der angemessenen Maßnahmen stellt die Verschwiegenheitserklärung mit Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten dar.

 

Verschwiegenheitserklärung Muster (kostenlos)

Unternehmen können unsere Verschwiegenheitserklärung als erste Orientierung für die eigene Erstellung einer Verschwiegenheitserklärung nutzen. Individuelle Gegebenheiten und Anforderungen des Unternehmens und der Vertragsparteien sind bei der eigenen Erstellung zu berücksichtigen und mit einzubeziehen. Für die Erstellung der eigenen Verschwiegenheitserklärung gilt es die individuellen Anforderungen der beteiligten Parteien zu berücksichtigen. Des Weiteren sind Unterschiede in Bezug auf die Branchen und Arbeitsweise zu berücksichtigen und entsprechend anzupassen, damit die Verschwiegenheitserklärung ihre volle Wirkung entfalten kann. Mithilfe unseres Musters können Sie unter Absprache mit ihrem Datenschutzbeauftragten ein individuell passende Verschwiegenheitserklärung erstellen. Vorab muss festgestellt werden, welche Informationen konkret als Geschäftsgeheimnisse identifiziert werden, welchen Wert diese für das Unternehmen haben und welche Maßnahmen zum Schutz getroffen werden.

Aufgrund der Relevanz der spezifischen Anpassung der Verschwiegenheitserklärung ist weiter zu beachten, dass rot markierte Passagen individuell ausgefüllt werden müssen. Unmarkierte Passagen müssen nicht zwingend aufgenommen werden, können aber als Vorschläge genutzt und Inspiration zur eigenen Umsetzung genutzt werden. Eine genaue Justierung ist bei allen Klauseln ratsam, um die Situation in Ihrem Unternehmen bestmöglich in der Verschwiegenheitserklärung widerzuspiegeln.

Autor

Herr Nils Möllers ist Gründer und Geschäftsführer der Keyed GmbH. Als Experte für Datenschutz in Konzernen, Unternehmensgruppen und Franchise-Systemen, ist Herr Möllers ebenfalls als zertifizierter Datenschutzbeauftragter tätig. Ergänzend zur datenschutzrechtlichen Expertise ist Herr Möllers im Bereich IT-Sicherheit, begleitend zur ISO27001, beratend tätig. 

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