E-Learning Datenschutz: Mitarbeiterschulungen online gemäß DSGVO

Was bedeutet E-Learning Datenschutz?

Um den Begriff E-Learning Datenschutz zu verstehen, müssen zunächst die Merkmale E-Learning und Datenschutz erläutert werden. Was genau Datenschutz ist und wie Datenschutz nach den neuen Gesetzen DSGVO und BDSG-neu zu verstehen ist, erfahren Sie hier.

E-Learning

Mit E-Learning bzw. eLearning (engl. für electronic Learning) ist das elektronische Lernen durch den Einsatz von elektronischen und/oder digitalen Medien gemeint. Inbegriffen sind dabei die Präsentation der Lernmaterialien als auch die Verteilung und Zuordnung der jeweiligen Lernmaterialien.

Bei der Definition von E-Learning wird also deutlich, dass es um das Online-Lernen von Inhalten geht. Dabei ist der Einsatz von E-Learning in bestimmten Bereichen besonders relevant, so z.B. wenn die Schulung von Personen gesetzlich vorgeschrieben ist.

Datenschutz durch E-Learning

Insbesondere in Zusammenhang mit Datenschutz wird das E-Learning immer mehr zum Trend, weil das E-Learning im Segment von gesetzlich erforderlichen Schulungen von Mitarbeitern besonders effektiv eingesetzt werden kann. Im Datenschutz geht es, knapp formuliert, um den Schutz personenbezogener Daten (z.B. von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten). Die Regelungen in der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und im neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) beinhalten viele Vorgaben, die von verantwortlichen Stellen (z.B. Unternehmen und Vereine) umgesetzt werden müssen.

Damit auch Mitarbeiter der verantwortlichen Stellen genau wissen, ob und wie sie personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, müssen sie bezüglich der gesetzlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen und unter Umständen auch bezüglich der unternehmensinternen datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechend geschult werden. Durch Datenschutz-Schulungen in Form von E-Learning lernen Mitarbeiter den richtigen Umgang mit personenbezogen Daten.

Da verantwortliche Stellen nach der DSGVO eine Nachweispflicht für die Einhaltung des Datenschutzes trifft (vgl. Art. 5 Abs. 2 DSGVO), ist es unerlässlich, die eigenen Mitarbeiter bezüglich der relevanten datenschutzrechtlichen Vorgaben zu schulen.

Ein weiterer gesetzlicher Anknüpfungspunkt für das Erfordernis von Datenschutzschulungen ist in Art. 39 Abs. 1 lit. b) letzter Hs. DSGVO definiert: Hiernach fällt es in den Aufgabenbereich des Datenschutzbeauftragten, die Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter zu übernehmen. Ein Verstoß gegen die Schulungspflicht bezüglich Mitarbeitern, die personenbezogene Daten verarbeiten, ist ebenfalls mit einem Bußgeld bewährt, vgl. Art. 83 Abs. 4 lit. a) DSGVO.

Um dieser Schulungspflicht, gerade bei einer größeren Anzahl an Mitarbeitern, pflichtgerecht und regelmäßig nachzukommen, bietet sich das E-Learning bzw. E-Training besonders an.

Vorteile des E-Learnings im Bereich Datenschutz

Das E-Learning im Datenschutz bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, ortsunabhängig eine Datenschutzschulung zu erhalten. Gerade für bestimmte Berufsgruppen, wie z.B. Vertriebsmitarbeiter im bundesweiten Außendienst, bietet sich die E-Learning-Lösung für Datenschutzschulungen besonders an. So können Schulungen auf jedem Computer mit einem Internetzugang durchgeführt werden. Darüber hinaus bietet das E-Learning für eine Datenschutzschulung den Vorteil, dass datenschutzrechtlich relevante Inhalte zeitunabhängig erlernt werden können. Auf diese Weise erhält jeder Mitarbeiter die Datenschutzschulung zu einem Zeitpunkt, der am besten in das eigene Zeitfenster passt.

Durch diese Flexibilität haben Beschäftigte die Gelegenheit, konzentriert und fokussiert eine Datenschutzschulung zu erhalten. Das E-Learning im Datenschutz bietet die Inhalte in der Regel auch in vielen verschiedenen Sprachen an, damit die Inhalte verständlich jedem Mitarbeiter unabhängig von den Sprachkenntnissen vermittelt werden.

Eine automatisierte Protokollierung des individuellen Lernfortschrittes und des jeweiligen Abschlusses der Mitarbeiterschulung kann ebenfalls konfiguriert werden. Dabei erfolgt die Wissensvermittlung nicht nur mit textlichen Inhalten, sondern variabel in Form von Fotos, Videos und interaktiven Übungen und Tests.

Für Unternehmen liegen die Vorteile für das E-Learning im Datenschutz auf der Hand: Es müssen keine Räumlichkeiten für die Schulungen organisiert werden, weshalb die Datenschutzschulungen unabhängig von einzelnen Mitarbeitern, Abteilungen oder Standorten durchgeführt werden können.

Darüber hinaus werden die Schulungen im Datenschutz aufgrund der Online-Verbindung in Form des E-Learnings schneller in Bezug auf Gesetzesänderungen aktualisiert. Außerdem ist der Planungsaufwand im Vergleich zu Präsenzschulungen sehr viel geringer und die Teilnahme und Abschlüsse der jeweiligen Mitarbeiter werden protokolliert. Eine Schulung im Sinne der DSGVO wird daher durch das E-Learning schneller und effizienter abgewickelt.

Welche Alternativen gibt es zum E-Learning Datenschutz?

Eine Alternative zu einer Datenschutzschulung via E-Learning nach der DSGVO und dem BDSG-neu sind reguläre Präsenzschulungen, für die Lehrer bzw. Schulungsleiter erforderlich ist. Ferner müssen die Präsenzschulungen zeitlich aufwendiger geplant werden, damit die gewünschte Teilnehmergruppe anwesend sein kann. Gerade aufgrund von Urlauben, Krankheiten und Dienstreisen ist  die Organisation eines passenden Schulungstermins oft sehr aufwendig.

Hinzu kommt der planerische Aufwand bezüglich Organisation von passenden Räumlichkeiten für die Teilnehmer einer Datenschutzschulung. Die eine Teilnehmergruppe zeitlich anwesend sein muss, entsteht im Ergebnis ein großer organisatorischer Aufwand für verantwortliche Stellen in Bezug auf eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter in Form einer Präsentation vor Ort. Auch die eigene Leistung von Mitarbeitern kann in einer Präsenz-Datenschutzschulung geringer ausfallen, wenn z.B. Gruppenaufgaben an der Stelle von Einzelaufgaben auf dem Plan stehen.

Klassisch für Präsenzschulungen im Datenschutz nach der DSGVO und dem BDSG-neu ist ferner, dass Ausfälle von Mitarbeitern, etwa bei Krankheit, nicht nachgeholt werden. Auf diese Weise verpassen die Mitarbeiter die erforderlichen Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten. Auch die Lerngeschwindigkeit wird von dem Seminarleiter im Rahmen der Präsenzschulung festgelegt, obwohl jede Person ein eigenes individuelles Lerntempo besitzt. Dieses Kriterium wird bei einer Präsenzschulung im Datenschutz nicht berücksichtigt.

Fazit:

Insgesamt überwiegen die Vorteile einer Datenschutzschulung via E-Learning gegenüber  zu einer Präsenzschulung durch einen Schulungsleiter. Hinzu kommt, dass das E-Learning durch die Flexibilität und Unabhängig eines präsenten Schulungsleiters viel kostengünstiger als eine Präsenzschulung sind.

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