Zum Schutz der in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bestehenden Rechte und Freiheiten natürlicher Personen ist es erforderlich, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, damit die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt werden.

Genau hier setzt das Datenschutz-Management-System an, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung nachweisen zu können. Durch das Datenschutz-Management-System sind unsere externen Datenschutzbeauftragten in der Lage Ihr Unternehmen in Rekordzeit zu optimieren.

Datenschutz-Management im Konzern.

Durch die Anforderungen unserer Kunden ist das Datenschutz-Management-System selbstverständlich konzernfähig. Das heißt, dass auch komplexe Unternehmensstrukturen über viele Kontinente in der Software abgebildet werden können. Um Zugangsrechte, Rollen- und Dokumentenverteilung zu organisieren. Gerade die kollaborative Zusammenarbeit macht es Ihnen möglich mit vielen verschiedenen Abteilungen die Datenschutz-Anforderungen umzusetzen.

Das Datenschutz-Management-System vereinfacht Ihre Verantwortung im Datenschutz. Durch Strukturierung und Dokumentation sämtlicher datenschutzrelevanter Prozesse auf einer zentralen Plattform gewinnen Sie den vollen Überblick über den Stand Ihrer Datenschutz-Organisation. Die Erstellung von Verarbeitungstätigkeiten oder Datenschutz-Folgenabschätzungen erfolgt intuitiv und kann daher von Beschäftigten aus verschiedenen Abteilungen vorbereitet werden, um die Freigabe vom Datenschutzbeauftragten zu erhalten.

Aus der Praxis heraus haben sich folgende Benutzer-Gruppen bewährt:

1. Geschäftsführung
2. Datenschutzbeauftragte
3. Datenschutz-Koordinatoren
4. Abteilungsleiter
5. IT-Abteilung
6. Informationssicherheitsbeauftragte & IT-Sicherheitsbeauftragte

Es können sämtliche Dateiformate hinterlegt werden und einfach über den intuitiven Editor übernommen werden. Stammdaten können ganz einfach per CSV-Upload importiert werden.

SaaS:

Das Datenschutz-Management-System ist standardmäßig als SaaS-Lösung verfügbar, somit haben Sie und vor allem Ihre IT-Abteilung keine Aufwände bei der Installation & Wartung der Lösung. Das Datenschutz-Management-System wird in einem deutschen Rechenzentrum, welches ISO-27001 zertifiziert ist, gehostet. Sofern Sie eine individuelle Version erwerben, wird im ersten Schritt das Datenschutz-Management-System an Ihre Unternehmensstrukturen und dem Corporate Design angepasst. Somit können Sie direkt in einem maß geschnittenem DSMS starten.

On-Premise:

Das Datenschutz-Management-System kann auch lokal installiert werden, sofern unsere Kunden die entsprechende Serverstruktur hierfür bereitstellen können. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Ersteinrichtung und übergeben Ihnen ein bereits angepasstes DSMS, welches Ihr Corporate Design und weitere Anpassungen beinhaltet. Hierfür beachten Sie, dass es verschiedene vertragliche Gestaltungen (Lizenz-Modelle) gibt, um ein Datenschutz-Management-System zu erwerben.

Die Datenschutzmanagementsoftware dient mit einer Vielzahl an Vorlagen für die Dokumentation von z.B. Verarbeitungstätigkeiten, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Einwilligungen, internen Datenschutz-Richtlinien. Das bedeutet für unsere Kunden, dass Sie auch ohne unsere Beratungsleistungen eine große Vorlagendatenbank erhalten, welche die eigenständige Optimierung des Datenschutzes zulässt.

In der Datenschutz-Managementsoftware von Keyed gibt es verschiedene Möglichkeiten von Workflows. Es können z.B. zur Steuerung von Maßnahmen, der Auditierung von Dienstleistern oder der Dokumentationserstellung verschiedene Prozesse etabliert werden. Hierbei steht im Fokus, dass die Ausführungen so einfach wie möglich gestartet werden können. Gerne geben wir Ihnen Einblicke!

Die schnelle Lösung zur Einführung einer Datenschutz-Managementsoftware ist durch den Einsatz der SaaS-Variante gewährleistet. Ebenfalls werden beim Einsatz der SaaS-Variante der Datenschutz Software keine IT-Ressourcen von Ihnen benötigt. Für den Betrieb von On-Premises-Installationen ist unsere Datenschutz-Managementsoftware ebenfalls geeignet.

Die Datenschutz-Managementsoftware ist für die Optimierung von beliebig vielen Unternehmen geeignet. In dem Enterprise-Tarif können Sie unbegrenzt Benutzer und Unternehmen anlegen, sowie Konzernstrukturen (Mutter- & Tochtergesellschaften, sowie Niederlassungen) abbilden. Darüber hinaus können bestimmte Dokumentationen, Vorgaben und Verträge auf untergeordnete Gesellschaften übertragen werden.

Der Upload von jeglichen Dateiformaten (Word, Excel, PDF etc.) zur Dokumentation innerhalb der Datenschutz-Managementsoftware ist uneingeschränkt möglich. Insbesondere bei der Verwaltung von Datenempfängern ist es wichtig, jegliche Verträge zentral ablegen zu können.

Innerhalb der Datenschutzsoftware können beliebig viele Vorlagen für die Dokumentationserstellung individuell erstellt werden. Im Standard sind hilfreiche Vorlagen von Keyed bereits enthalten.

Eine Datenschutzmanagementsoftware ist eine Lösung, welche in Unternehmen eingesetzt werden kann, um diese bei der Erfüllung von gesetzlichen und betrieblichen Datenschutzanforderungen zu unterstützen. Es hilft bei der Organisation, Kontrolle, Steuerung sowie der Umsetzung des Datenschutzes, sowohl bei internen Fragen als auch extern Anfragen. Komplexe Dokumentationsprozesse wie beispielsweise eine Datenschutzfolgenabschätzung oder die Verarbeitungstätigkeiten werden intuitiv erstellt.