Eine KI-Lieferantenprüfung bewertet, ob ein Anbieter von KI-Systemen die Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Compliance und Vertragsmanagement erfüllt. Geprüft werden insbesondere Datenflüsse, Sicherheitsmaßnahmen, Vertragsunterlagen, Trainingsnutzung von Eingaben sowie regulatorische Nachweise.
Eine strukturierte Lieferantenprüfung hilft Unternehmen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, ungeeignete Anbieter auszuschließen und fundierte Freigabeentscheidungen zu treffen.
Zu den wichtigsten Prüfkriterien gehören Datenschutz, Informationssicherheit, Compliance, Vertragsgrundlagen und die langfristige Stabilität des Anbieters.
Was ist eine KI-Lieferantenprüfung?
Eine KI-Lieferantenprüfung ist die strukturierte Bewertung eines KI-Anbieters vor dessen Einsatz im Unternehmen.
Sie untersucht nicht primär die Funktionalität des KI-Systems, sondern den Anbieter selbst, seine Verträge, seine Sicherheitsmaßnahmen, seine Datenverarbeitung und seine regulatorische Transparenz.
Ziel ist es, Risiken frühzeitig zu identifizieren und dokumentierte Entscheidungen über die Nutzung von KI-Systemen zu ermöglichen.
Wie prüft man einen KI-Anbieter?
Ein KI-Anbieter wird bewertet, indem Datenschutz, Informationssicherheit, Vertragsunterlagen, Datenflüsse, Trainingsnutzung und regulatorische Nachweise systematisch geprüft werden.
Für die meisten Unternehmen umfasst eine vollständige Lieferantenprüfung fünf Bereiche:
- Datenschutz
- Informationssicherheit
- Vertragsgrundlagen
- Compliance
- Operative Risiken
Wann Unternehmen eine KI-Lieferantenprüfung durchführen sollten
Eine Lieferantenprüfung sollte immer dann erfolgen, wenn ein neues KI-System eingeführt oder ein neuer KI-Anbieter beauftragt wird.
Besonders wichtig ist die Prüfung bei:
- Cloudbasierten KI-Systemen
- Generativer KI
- HR-Anwendungen
- Kundendatenverarbeitung
- Hochrisiko-Anwendungen
- Regulatorisch sensiblen Prozessen
Die Prüfung sollte idealerweise bereits vor Beschaffung oder Implementierung erfolgen. Je früher Risiken, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen bewertet werden, desto einfacher lassen sich spätere Sicherheits-, Rechts- und Betriebsrisiken vermeiden.
Warum ist eine KI-Lieferantenprüfung und die konkrete Auswahl des Anbieters wichtig?
Bei der Einführung eines KI-Systems liegt der Fokus häufig auf Funktionen, Preisen und Benutzerfreundlichkeit. Für eine nachhaltige KI-Governance reicht diese Betrachtung jedoch nicht aus. Entscheidend ist nicht nur das eingesetzte Tool, sondern auch der Anbieter dahinter.
Genau hier setzt die KI-Lieferantenprüfung an. Sie bewertet nicht primär die technischen Fähigkeiten einer KI-Lösung, sondern den externen Anbieter selbst. Dabei werden unter anderem dessen Sicherheitsmaßnahmen, Datenschutzstandards, Datenverarbeitung, Vertragsgrundlagen sowie die regulatorische Transparenz geprüft. Ziel ist es, mögliche Risiken bereits vor der ersten Nutzung des Systems zu identifizieren.
Die Bedeutung dieser Prüfung wird häufig unterschätzt. Viele Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Risiken entstehen bereits in der Auswahlphase, beispielsweise durch unklare Datenflüsse, fehlende Sicherheitsnachweise, problematische Datenverarbeitungspraktiken oder unzureichende vertragliche Regelungen. Werden solche Schwachstellen erst nach der Einführung erkannt, lassen sie sich oft nur mit erheblichem Aufwand beheben.
Eine strukturierte KI-Lieferantenprüfung unterstützt Unternehmen dabei, ungeeignete Anbieter frühzeitig auszuschließen, Risiken systematisch zu bewerten, Compliance-Anforderungen nachzuweisen und fundierte Freigabeentscheidungen zu treffen. Im Gegensatz zu einem KI-Freigabeprozess, der sich auf den konkreten internen Anwendungsfall konzentriert, beantwortet die Lieferantenprüfung die grundlegende Frage, ob der externe Anbieter überhaupt für den geplanten Unternehmenseinsatz geeignet ist.
Welche Informationen sollten für jeden KI-Anbieter dokumentiert werden?
Für jeden KI-Anbieter sollten mindestens folgende Informationen vorliegen:
| Prüffeld | Beschreibung |
| Anbietername | Unternehmen |
| Unternehmenssitz | Jurisdiktion |
| Ansprechpartner | Kontaktperson |
| Datenschutzkontakt | Zuständige Stelle |
| Hostingstandorte | Speicherorte der Daten |
| Zertifizierungen | Sicherheitsnachweise |
| Vertragsdokumente | AVV, SCC, AGB |
| Trainingsnutzung | Verwendung von Eingaben |
Datenschutzprüfung bei KI-Anbietern
Die Aussage „DSGVO-konform“ reicht für eine Bewertung nicht aus.
Prüfen Sie konkret:
- Existiert ein AVV?
- Werden SCC angeboten?
- Wo befinden sich die Rechenzentren?
- Welche Löschfristen gelten?
- Welche Unterauftragsverarbeiter werden eingesetzt?
Gerade internationale Datenübermittlungen sollten vollständig dokumentiert werden.
Trainingsnutzung von Eingaben prüfen
Einer der wichtigsten Prüfpunkte betrifft die Frage, ob eingegebene Daten für Modelltraining, Produktverbesserungen oder andere Zwecke verarbeitet werden. Die Antwort hat erhebliche Auswirkungen auf Datenschutz, Compliance und die Nutzung vertraulicher Unternehmensdaten.
Folgende Fragen sollten beantwortet werden:
- Werden Inhalte zum Training verwendet?
- Ist dies standardmäßig aktiviert?
- Kann die Funktion deaktiviert werden?
- Gelten unterschiedliche Regeln für Enterprise-Versionen?
Die Antworten beeinflussen unmittelbar den späteren Freigabestatus.
IT-Sicherheitsprüfung durchführen
Die Sicherheitsbewertung sollte mindestens folgende Bereiche umfassen:
- Verschlüsselung
- Zugriffsschutz
- Rollen- und Rechtekonzepte
- Incident-Management
- Backup-Konzepte
- Patch- und Schwachstellenmanagement
- Protokollierung und Monitoring
- Sicherheitszertifikate
- Auditberichte
Je kritischer die Anwendung, desto tiefer sollte die Prüfung erfolgen.
Wann ein KI-Anbieter nicht freigegeben werden sollte
Nicht jeder KI-Anbieter erfordert denselben Prüfungsaufwand. Bestimmte Merkmale erhöhen jedoch das Risiko und sollten Anlass für eine vertiefte Lieferantenprüfung sein. Dazu zählen insbesondere die Verarbeitung personenbezogener Daten, Datenübermittlungen außerhalb der EU, die Nutzung von Eingaben für das Modelltraining, fehlende Sicherheitsnachweise oder unzureichend dokumentierte Datenflüsse.
Umsetzung mit Keyed
Die Auswahl eines KI-Systems sollte nicht allein auf Funktionen und Kosten basieren. Die KI-Management-Software von Keyed ermöglicht die strukturierte Dokumentation von KI-Anbietern, Vertragsunterlagen, Datenschutzbewertungen, Risikoklassifizierungen und Freigabeentscheidungen.
Dadurch werden Lieferantenbewertungen nicht isoliert verwaltet, sondern direkt mit KI-Systemen, Audits und Governance-Prozessen verknüpft.
