Informationspflichten Mitarbeiter und Bewerber gemäß DSGVO

Datenschutz verstehen – Informationspflichten Beschäftigte

Zusammenfassung
  1. Bewerber und Mitarbeiter müssen vom Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Erhebung der personenbezogenen Daten informiert werden.
  2. Bewerber werden demnach im Rahmen des Bewerbungsprozesses und neue Mitarbeiter im Rahmen des Onboarding-Prozesses über die Erhebung personenbezogener Daten informiert.
  3. Die Informationen müssen präzise, transparent, verständlich und vor allem in leicht zugänglicher Form der jeweiligen betroffenen Person zur Verfügung gestellt werden.
  4. Welche Informationen mitgeteilt werden müssen, bemisst sich nach den gesetzlichen Vorgaben. Die erforderlichen Mindestangaben müssen jedoch stets erfüllt werden.
  5. Verstöße gegen die gesetzlichen Vorgaben der Informationspflicht werden mit Bußgeldern von bis zu 20 Mio. EUR oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres geahndet.
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Wir stellen Ihnen die wichtigsten Informationen aus diesem Beitrag kompakt in einem kurzen Video zusammen.

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Arbeitgeber müssen Bewerber und Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten i.S.v. Art. 13 DSGVO informieren. Die Art und Weise, wie Bewerber und Mitarbeiter informiert werden müssen, richtet sich nach Art. 12 DSGVO. Die Informationspflichten spielen in der DSGVO eine große Rolle und müssen im jeweiligen gesetzlichen Umfang erfüllt werden. Verantwortlichen drohen ansonsten empfindliche Bußgelder. In unserem Blogbeitrag erfahren Sie, was Sie für die Erfüllung der Informationspflichten als Arbeitgeber berücksichtigen müssen und erhalten ein Muster für die Erstellung eines Informationsschreibens für Mitarbeiter.

 

Arbeitgeber müssen Mitarbeiter und Bewerber über Datenerhebung informieren

Verantwortliche müssen betroffene Personen zum Zeitpunkt der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, falls diese bei der betroffenen Person erhoben wurden, über die in Art. 13 DSGVO genannten Angaben informieren. Der erforderliche Detailgrad der zu mitteilenden Informationen bemisst sich nach den gesetzlichen Vorgaben der Art. 12, 13 DSGVO. Die erforderlichen Mindestangaben, insbesondere aus Art. 13 DSGVO, müssen zwingend erfüllt werden. Bezüglich der Art und Weise der Vermittlung der Informationen ist Art. 12 Abs. 1 S.1 DSGVO zu berücksichtigen: Die Informationen müssen präzise, transparent, verständlich und vor allem in leicht zugänglicher Form der jeweiligen betroffenen Person zur Verfügung gestellt werden. Im Bereich Personal müssen somit Bewerber im Rahmen des Bewerbungsprozesses und neue Mitarbeiter im Rahmen des Onboarding-Prozesses zum Zeitpunkt der Erhebung der personenbezogenen Daten gem. Art. 12, 13 DSGVO informiert werden.

 

Welche Angaben müssen zwingend in dem Informationsschreiben enthalten sein?

Die gesetzlich erforderlichen Angaben, je Verarbeitung, richten sich nach dem Katalog von Art. 13 DSGVO. Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO enthalten eine Reihe von Angaben, die in der Regel je Verarbeitungstätigkeit in dem jeweiligen Informationsschreiben enthalten sein müssen. Hierzu gehören z.B. Angaben wie Kontaktdaten des Verantwortliche und des Datenschutzbeauftragten (falls bestellt), aber auch Angaben wie Zweck, Dauer, das berechtigte Interesse (falls Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO einschlägig ist), die Empfänger der Daten oder die Rechte der betroffenen Personen müssen je Verarbeitung angegeben werden. Weitere Informationspflichten können sich ferner aus Art. 13 Abs. 3 DSGVO ergeben.

 

Wann müssen Bewerber und Mitarbeiter informiert werden?

Bewerber und Mitarbeiter müssen nach dem Wortlaut von Art. 13 Abs. 1 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten informiert werden. Wenn sich Bewerber z.B. über einen Bewerbungsportal bewerben, müssen Sie im Rahmen der Eingabe der Daten bereits entsprechend über die Verarbeitung Ihrer Daten informiert werden. Daten von Mitarbeitern werden in der Regel im Rahmen des Onboarding-Prozesses erfasst. Die Datenerfassung beginnt hier in der Regel mit der Erstellung eines Arbeitsvertrages bzw. der Datenaufnahme mittels eines Stammdatenformulars.

 

Was droht Arbeitgebern, wenn die Informationspflichten nicht erfüllt werden? 

Verstöße gegen die gesetzlichen Vorgaben in Zusammenhang mit der Erfüllung der Informationspflichten können gem. 83. Abs. 5 lit. b) DSGVO mit einem Bußgeld von bis zu 20 Mio. EUR oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 4 Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres geahndet werden, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Das Muster dient lediglich als Vorlage für die Erstellung eines Informationsschreibens. Kontaktieren Sie die Experten von Keyed, um ein individuelles Informationsschreiben für Ihre Bewerber und Mitarbeiter zu erhalten.

Bei der Mustervorlage für die “Datenschutzerklärung für Mitarbeiter und Bewerber” handelt es sich lediglich um eine allgemeine Vorlage. Je nach Branche und Unternehmen müssen im Einzelfall weitere Anpassungen vorgenommen werden. Kontaktieren Sie die Experten von Keyed für eine Beratung rund um das Thema Informationspflichten gemäß DSGVO.

Autor

Herr Nils Möllers ist Gründer und Geschäftsführer der Keyed GmbH. Als Experte für Datenschutz in Konzernen, Unternehmensgruppen und Franchise-Systemen, ist Herr Möllers ebenfalls als zertifizierter Datenschutzbeauftragter tätig. Ergänzend zur datenschutzrechtlichen Expertise ist Herr Möllers im Bereich IT-Sicherheit, begleitend zur ISO27001, beratend tätig. 

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