GPS Überwachung von LKW, Firmenwagen & Co.

Die GPS Überwachung kann von Firmen für Transportfahrzeuge wie LKW oder auch Firmenwagen von Angestellten eingesetzt werden. Das Ziel des Einsatzes von Ortungssystemen in Unternehmensfahrzeugen kann unterschiedliche Ziele haben, dies hängt von dem jeweiligen Einzelfall und der Absicht der Geschäftsführung ab. Im Transport- und Logistikwesen wird die GPS Fahrzeugortung bei LKW z.B. für den Zweck eingesetzt, um die Einsatzziele mit den Fahrern dieser Fahrzeuge koordinieren zu können. So können Kunden im Fall einer Echtzeit GPS Ortung über den aktuellen Standort ihrer Lieferung informiert werden. Andererseits kann auf diese Weise auch überprüft werden, ob gesetzliche vorgeschriebene Pausenzeiten, z.B. für den Fall von Fernfahrern, eingehalten werden. In vielen Fällen wird die GPS Fahrzeugüberwachung auch dafür eingesetzt, um Beschäftigte bezüglich ihrer Tätigkeit zu kontrollieren. So kann mit Hilfe der Fahrzeug GPS Überwachung geprüft, ob und wie viel Außendienstmitarbeiter gearbeitet haben oder in welchem Rahmen dienstliche Fahrzeuge für private Zwecke genutzt werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, betroffene Mitarbeiter vorab nach den Vorschriften der Art. 12 ff. DSGVO über die beabsichtigte Datenverarbeitung in dem gesetzlich erforderlichen Umfang zu informieren und genau zu prüfen, ob gesetzliche Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung ausreichen oder eine Einwilligungserklärung von der betroffenen Person erforderlich ist.

Was ist GPS?

Was ist den eigentlich unter GPS zu verstehen? GPS bedeutet Global Positioning System, offiziell als NAVSTAR GPS bezeichnet, und umschreibt ein globales Positionierungssystem.  Das GPS-System wurde in den 70er Jahren in den USA von dem US-amerikanischen Verteidigungssystem entwickelt und ist Nachfolger des alten Satellitennavigationssystems NNSS. Auch im Rahmen der zivilen Nutzung ist in der Regel eine Standortbestimmung von genauer als zehn Metern möglich. Das GPS System hat sich als Gerät zur Ortung unter anderen  Ortungsgeräten durchgesetzt. Haupteinsatzgebiet sind Navigationssysteme für unterschiedliche Zwecke, wie z.B. in Fahrzeugen oder Wearables wie Smartphones oder Smartwatches. GPS Systeme werden darüber hinaus auch häufig in verschiedenen Software-Lösungen für das Fuhrparkmanagement eingesetzt.

GPS Überwachung und DSGVO

Die DSGVO enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr solcher Daten, vgl. Art. 1 Abs. 1 DSGVO. Darüber hinaus sollen durch die Regelungen der DSGVO die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten geschützt werden, Art. 1 Abs. 2 DSGVO. Grundsätzlich ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nicht erlaubt, es sei denn, es gibt eine Rechtsgrundlage oder eine Einwilligungserklärung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Dieses Prinzip wird als sog. Verbot mit Erlaubnisvorbehalt bezeichnet. Die GPS Überwachung von Personen ist also nur dann rechtmäßig, wenn dies gesetzlich erlaubt ist. Daher muss bei der GPS Überwachung im Einzelfall geprüft werden, ob eine ausreichende gesetzliche Rechtsgrundlage vorliegt oder eine informierte Einwilligungserklärung erforderlich ist. Sobald nämlich ein Personenbezug bei der GPS Überwachung vorliegt, was regelmäßig der Fall sein dürfte, ist der Anwendungsbereich der DSGVO und des BDSG-neu eröffnet. 

Daher muss in diesen Fällen eine Rechtsgrundlage vorliegen. Mögliche Rechtsgrundlagen sind z.B. die Tatbestände aus Art. 6 und Art. 9 DSGVO. Insbesondere im Bereich des Einsatzes der GPS Überwachung für Beschäftigte in einem Unternehmen ist die besondere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten in Betracht zu ziehen, Art. 9 Abs. 2 lit. b), 88 DSGVO, § 26 BDSG-neu. Eine informierte Einwilligungserklärung durch die betroffenen Personen selbst kommen ebenfalls als Rechtsgrundlage in Betracht, Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7, 8, 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG-neu. Darüber hinaus müssen die Grundsätze der Verarbeitung aus Art. 5 DSGVO und die Informationspflichten nach Art. 12 ff., insbesondere Art. 13 DSGVO, erfüllt werden. Auch die nach Art. 32, 25 DSGVO erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen sind einzuhalten. Ggfs. müssen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO mit entsprechenden Dienstleistern für die GPS Überwachung abgeschlossen werden. Darüber hinaus kann auch die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gem. Art. 35 DSGVO erforderlich sein. Werden diese beschriebenen Vorgaben nicht eingehalten, kann es teuer für sie werden. Die DSGVO regelt strenge Strafen für DSGVO Verstöße. Weitere zu berücksichtigende gesetzliche Vorgaben aus der DSGVO und dem BDSG-neu können sich im Einzelfall zusätzlich ergeben, weshalb es wichtig ist stets aktuell informiert zu sein.

Ortung von Fahrzeugen im Unternehmen

Die GPS Ortung von unternehmenseigenen Fahrzeugen erfolgt in der Regel aus unterschiedlichen Gründen. So ist die GPS Ortung von Unternehmensfahrzeugen in gewissen Branchen, wie z.B. in der Transport- und Logistikbranche, in den Transportfahrzeugen oft im Einsatz, um den Standort der Ware nachverfolgen zu können. Allerdings sind nicht nur Lastkraftwagen betroffen, sondern gelegentlich auch Firmenwagen von angestellten Mitarbeitern, die z.B. im Vertrieb im Einsatz sind oder für andere Zwecke einen Firmenwagen fahren. 

Hinweis: In Jedem Fall ist es ratsam, Mitarbeiter im Fall der GPS Ortung hierüber in dem in Art. 12 ff. DSGVO, insbesondere Art. 13 DSGVO, vorgeschrieben Umfang zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten im erforderlichen Umfang zu informieren.

Ortung von LKWs

Im Transport- und Logistiksektor wird die GPS Überwachung von LKWs regelmäßig eingesetzt. In diesem Zusammenhang fallen oft die Stichwörter Flottenüberwachung und Routenüberwachung, die auch als Ziele und  Zwecke für den Einsatz von GPS Überwachung genannt werden. Die GPS Überwachung erfolgt durch den Einsatz von GPS Systemen und spezieller Software in den Fahrzeugen. In der Regel hat die Geschäftsführung und z.B. die Disposition durch den Einsatz einer entsprechenden Software auf dem Computer die Fahrzeuge via Echtzeit-Ortung mittels GPS im Blick. Diese Daten werden in der Regel auch für eine gewisse Dauer gespeichert.

Nach dem Grundsatz der Rechtmäßigkeit dürfen personenbezogene Daten bei der GPS Überwachung, z.B. im Bereich der LKW Ortung, nur dann erhoben werden, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage oder eine informierte Einwilligungserklärung von der betroffenen Person abgegeben wurde, vgl. Art. 5 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Der Umfang der Daten bemisst sich nach dem jeweiligen Einzelfall und der Rechtsgrundlage, die beansprucht wird. In jedem Fall dürfen personenbezogene Daten nur in dem für den jeweiligen Einzelfall erforderlichen Umfang verarbeitet werden, vgl. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO, sog. Grundsatz der Datensparsamkeit bzw. Datenminimierung. Ferner dürfen die erhobenen Daten nur zu dem zuvor angegeben Zweck verarbeitet werden, vgl. Art. 5 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Auch der Grundsatz der Transparenz bei der Datenverarbeitung nach Art. 5 Abs. 1 lit. a) DSGVO muss bei GPS Überwachung eingehalten werden. Der Grundsatz der Speicherung ist ebenfalls ein wichtiger Faktor für die GPS Überwachung, vgl. Art. 5 Abs. 1 lit. d) DSGVO. Die Speicherdauer für die durch die GPS Überwachung gespeicherten personenbezogenen Daten muss die gesetzlichen Fristvorgaben berücksichtigen und darf daher nicht zu lange erfolgen. Bei der Beurteilung der Rechtmäßigkeit der GPS Überwachung sind stets gesetzliche Pflichten für Arbeitgeber zu berücksichtigen. Hierzu gehören z.B. die GPS Lenkzeitkontrolle bei Berufskraftfahrern, beispielsweise im Bereich LKW-Transport, oder andere gesetzliche Regelungen zum Schutz von Mitarbeitern. Auch die Konstellation der Bereitschaftszeit bei LKW-Fahrern muss gesondert geprüft und berücksichtigt werden.Die Grundsätze der Datenverarbeitung gem. Art. 5 DSGVO sind nicht nur bei der Ortung von LKW, sondern stets bei jeder GPS Ortung und darüber hinaus bei jeder Verarbeitung von personenbezogenen Daten einzuhalten.

Bei der Ortung von LKW kommt zunächst die spezielle Rechtsgrundlage aus Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG-neu in Betracht. Dann muss die GPS Ortung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich sein. Darüber hinaus sind auch die Regelungen des Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG-neu zu prüfen und zu berücksichtigen. Falls diese speziellen Rechtsgrundlagen aus dem Beschäftigtendatenschutz nicht greifen kommen die gesetzlichen Rechtsgrundlagen aus Art. 6 DSGVO und Art. 9 DSGVO in Betracht, beispielsweise die Erforderlichkeit für die Erfüllung eines Vertrages oder das berechtigte Interesse des Arbeitgebers. Wenn auch diese Rechtsgrundlagen nicht einschlägig sind, kann nur noch eine informierte Einwilligung der betroffenen Person die GPS Ortung legitimieren, vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 1 lit. a) DSGVO. In diesem Zusammenhang sind die Voraussetzungen für eine informierte Einwilligung einzuhalten, Art. 7, 8, 12 ff. DSGVO.

Ortung von Firmenwagen

Auch bei der GPS Überwachung bei Firmenwagen, PKW, und Autos, die z.B. von Angestellten im Bereich des Vertriebs für Kundenbesuche genutzt werden, müssen die Grundsätze der Datenverarbeitung eingehalten werden. Ziele für die GPS Ortung bei Firmenwagen könnten die Kostenermittlung, die Fahrverhaltensanalyse oder auch die Organisation der Fahrzeugflotte sein. Insbesondere die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, der Datensparsamkeit, der Transparenz und Speicherbegrenzung müssen bei der GPS Ortung von Firmenwagen eingehalten werden. Dazu kommen weitere Vorgaben aus der DSGVO und dem BDSG-neu, die bereits weiter oben in diesem Blogbeitrag erläutert wurden, wie die Erfüllung der Informationspflichten und technisch-organisatorischen Maßnahmen und der Abschluss von ggfs. erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträgen. 

Im Unterschied zur GPS Ortung bei Transportfahrzeugen wie LKWs sind die Grenzen bei der GPS Ortung für Firmenfahrzeuge jedenfalls in Anbetracht der speziellen gesetzlichen Grundlagen für den Beschäftigtendatenschutz aus Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG-neu enger zu ziehen, denn die Variante, dass die Verarbeitung von personenbezogenen im Rahmen der GPS Ortung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, dürfte in der herkömmlichen Firmenwagennutzung kritischer zu betrachten sein als im Bereich von Transportfahrzeugen für Transportzwecke. 

Ortung von Fahrzeugen mit privater Nutzung

Wenn Firmenfahrzeuge auch für private Zwecke genutzt werden dürfen, ist eine GPS Ortung im Fall von Privatfahrten unzulässig, da in diesem Zusammenhang wohl kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an privaten Aktivitäten seines Arbeitnehmers vorliegen wird und die GPS Ortung auch nicht für die Durchführung, Begründung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Eine GPS Überwachung auch für Privatfahrten, z.B. bei Firmenwagen mit Privatnutzung oder bei Privatnutzung eines LKW, ist nach der DSGVO und dem BDSG-neu nicht erlaubt. Hier ist eine Einzelfall-Prüfung erforderlich, um beispielsweise zu prüfen, ob eine rechtfertigende und informierte Einwilligung von der betroffenen Person eingeholt werden kann.

Wann benötige ich eine Zustimmung der Mitarbeiter?

Falls die gesetzlichen Rechtsgrundlagen nicht ausreichen für eine GPS Überwachung, ist eine schriftliche und informierte Einwilligung von der betroffenen Person einzuholen, vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7, 8, 9 Abs. 1 lit. a), 88 DSGVO, § 26 BDSG-neu. Auch ohne die Erforderlichkeit einer Einwilligung müssen Arbeitnehmer im erforderlichen Umfang, wie von Art. 12 und Art. 13 DSGVO vorgeschrieben, informiert werden. Eine Einwilligung von Beschäftigten muss nachweisbar sein, § 26 Abs. 2 BDSG-neu, Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Nur auf diese Weise können Arbeitgeber ihre Rechenschaftspflicht für die Einhaltung des Datenschutzes erfüllen, vgl. Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Insgesamt sollten Arbeitgeber darauf achten, ob und wie Mitarbeiter durch den Einsatz von GPS Systemen geortet und überwacht werden. In jedem Fall ist eine Einzelfallprüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten erforderlich, um feststellen zu können, ob für die individuelle Konstellation der GPS Überwachung eine ausreichende gesetzliche Rechtsgrundlage vorliegt oder eine informierte Einwilligung von den betroffenen Personen erforderlich ist. Unabhängig davon, ob eine Einwilligung erforderlich, müssen Mitarbeiter stets im gesetzlich erforderlichen Umfang über die GPS Überwachung informiert werden. 

Die in diesem Beitrag genannten Hinweise gelten nur exemplarisch und ersetzen keine individuelle Betrachtung und Beratung. Setzen Sie sich jetzt mit den Experten von Keyed in Verbindung, damit Sie in Zukunft GPS Systeme in Ihrem Unternehmen datenschutzkonform einsetzen können und nicht das Risiko eingehen, ein Bußgeld wegen Datenschutzverstößen nach der DSGVO in Höhe von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher der Beträge höher ist, zu erhalten vgl. Art. 83 Abs. 4 und Abs. 5 DSGVO.