Kurzantwort für Entscheider
Für die meisten mittelständischen Unternehmen im DACH-Raum lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter, da er unabhängige Expertise, planbare Kosten und eine sofortige Einsatzfähigkeit bietet, ohne interne Ressourcen zu binden.
Ein interner Datenschutzbeauftragter kann in großen oder sehr komplexen Organisationen sinnvoll sein, bringt jedoch häufig Nachteile wie Interessenkonflikte, hohen Schulungsaufwand, eingeschränkte Flexibilität und langfristige Personalkosten mit sich.
Die Entscheidung hängt maßgeblich von Unternehmensgröße, Organisationsstruktur, Datenrisiken sowie vom Einsatz neuer Technologien wie Cloud-Services und KI-Systemen ab.
Warum wir diese Frage im Mittelstand fast täglich hören
Bei Keyed begleiten wir seit vielen Jahren über 500 mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung von Datenschutzanforderungen. Eine Frage begegnet uns dabei besonders häufig:
„Sollen wir einen internen Datenschutzbeauftragten aufbauen – oder ist eine externe Lösung langfristig sinnvoller?“
Ab etwa 100 Mitarbeitenden wird Datenschutz spürbar komplexer: mehr Fachabteilungen, mehr IT-Systeme, mehr personenbezogene Daten und steigende Erwartungen von Kunden, Geschäftspartnern und Aufsichtsbehörden. Gleichzeitig gewinnen Cloud-Services und KI-gestützte Anwendungen an Bedeutung. Es kann schon vorher sinnvoll sein, diese Rolle extern zu besetzen, wenn besonders kritische Verarbeitungen vorgenommen werden.
Warum der klassische Kostenvergleich oft in die Irre führt
Viele Unternehmen vergleichen intern vs. extern nach einem einfachen Schema:
- intern: Gehalt + Schulungen
- extern: monatliche Pauschale
Auf dem Papier wirkt die interne Lösung häufig günstiger. In der Praxis erleben wir jedoch immer wieder, dass genau dieser Vergleich zu kurz greift. Denn Datenschutz verursacht nicht nur direkte Kosten, sondern vor allem:
- Risiken
- Opportunitätskosten
- organisatorische Abhängigkeiten
Die entscheidende Frage lautet daher nicht:
Was kostet ein Datenschutzbeauftragter?
Sondern:
Welches Modell reduziert Risiken, entlastet die Organisation und hält uns langfristig handlungsfähig?
Auf die reinen Kosten gehen wir detailliert in unserem separaten Beitrag zu den Kosten eines Datenschutzbeauftragten ein.
Welche Rolle ein Datenschutzbeauftragter heute tatsächlich erfüllen muss
Gerade im Mittelstand ist der Datenschutzbeauftragte längst kein reiner Dokumentationsverwalter mehr. In der Praxis erwarten Unternehmen zu Recht, dass der DSB:
- Fachabteilungen berät und einbindet;
- Risiken bewertet und priorisiert;
- Datenschutzprozesse aufsetzt und kontrolliert;
- bei neuen Tools und Projekten frühzeitig eingebunden ist;
- bei Prüfungen oder Vorfällen souverän unterstützt;
- Schnittstellen zu IT, HR, Marketing und Geschäftsführung bedient;
- und zum Großteil auch die Dokumentation übernimmt.
Mit dem zunehmenden Einsatz von KI-Systemen kommt eine weitere Dimension hinzu:
Datenschutz wird Teil einer übergeordneten Compliance- und Governance-Struktur.
Interner Datenschutzbeauftragter: Wo wir in der Praxis häufig Probleme sehen
1. Der „Single Point of Failure“
Ein klassisches Szenario aus unserer Beratung:
Ein Unternehmen mit rund 180 Mitarbeitenden bestellt eine interne Person zum Datenschutzbeauftragten – häufig aus IT oder HR. Fachlich geeignet, engagiert, motiviert. Nach einigen Monaten zeigt sich:
- Projekte stapeln sich
- Datenschutz wird reaktiv behandelt
- wichtige Themen bleiben liegen, wenn andere Aufgaben priorisiert werden
Fällt diese Person aus oder verlässt sie das Unternehmen, entsteht sofort eine Lücke.
Datenschutz wird damit personenabhängig statt strukturell verankert.
2. Interessenkonflikte sind Alltag, nicht Ausnahme
Interne Datenschutzbeauftragte prüfen häufig Prozesse,
- für die sie selbst verantwortlich sind
- oder an deren Einführung sie beteiligt waren
Das ist rechtlich heikel und organisatorisch problematisch. Datenschutz erfordert Unabhängigkeit – gerade dann, wenn wirtschaftliche Interessen mit rechtlichen Anforderungen kollidieren.
3. Weiterbildung und Spezialisierung kosten Zeit und Geld
Datenschutzrecht, Behördenpraxis und technische Anforderungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Hinzu kommen neue Themen wie:
- KI-Tools
- Tracking & Analytics
- internationale Anbieter
Ein interner DSB muss dieses Wissen allein aufbauen und aktuell halten. In vielen Unternehmen fehlt dafür schlicht die Zeit.
Externer Datenschutzbeauftragter: Warum dieses Modell im Mittelstand oft robuster ist
1. Zugriff auf gebündelte Expertise
Ein externer Datenschutzbeauftragter bei Keyed steht nicht allein. Dahinter arbeitet ein Team aus:
- Datenschutzjuristen
- IT- und Prozess-Experten
- Spezialisten für Sonderthemen wie KI oder internationale Datenübermittlungen
Gerade bei komplexen Fragestellungen profitieren Unternehmen von dieser kollektiven Erfahrung.
2. Klare Rollen, klare Verantwortung
Externe Datenschutzbeauftragte sind:
- unabhängig
- nicht in interne Machtstrukturen eingebunden
- klar in ihrer Rolle definiert
Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern erhöht auch die Glaubwürdigkeit gegenüber Aufsichtsbehörden. Details zu unserem Ansatz finden sich auf der Leistungsseite Externer Datenschutzbeauftragter.
3. Skalierbarkeit bei Wachstum und neuen Anforderungen
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelständisches Unternehmen wächst stark, nutzt neue SaaS-Tools und plant den Einsatz von KI im Marketing. Der interne Datenschutzbeauftragte stößt fachlich und zeitlich an Grenzen.
Mit einem externen DSB konnten:
- Prozesse standardisiert
- Risiken sauber dokumentiert
- neue Projekte frühzeitig begleitet werden
Ohne zusätzliche interne Umstrukturierungen.
Haftung und Geschäftsführungsverantwortung: Ein oft unterschätzter Faktor
Ein weitverbreiteter Irrglaube:
„Wenn wir einen Datenschutzbeauftragten haben, sind wir abgesichert.“
Tatsächlich bleibt die Verantwortung immer bei der Geschäftsführung.
Ein externer Datenschutzbeauftragter schafft jedoch:
- saubere Dokumentation
- nachvollziehbare Empfehlungen
- klare Risikobewertungen
Das ist im Ernstfall entscheidend – etwa bei Prüfungen oder Bußgeldverfahren.
Interner oder externer Datenschutzbeauftragter – eine realistische Entscheidungshilfe
Eine interne Lösung kann sinnvoll sein, wenn:
- Datenschutz eine klar definierte Vollzeitrolle ist;
- ausreichende Ressourcen für Weiterbildung vorhanden sind;
- keine Interessenkonflikte bestehen;
- das Unternehmen technisch und regulatorisch überschaubar aufgestellt ist.
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist meist überlegen, wenn:
- mehrere Fachbereiche betroffen sind;
- KI-, Cloud- oder internationale Themen relevant sind;
- interne Ressourcen begrenzt sind;
- es schlicht noch nicht lohnt, eine eigene Person dafür abzustellen;
- Skalierbarkeit und Rechtssicherheit haben Priorität.
Hinweise zur formalen Bestellung eines Datenschutzbeauftragten haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengefasst.
In unserer täglichen Arbeit sehen wir: Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist Datenschutz weniger eine Personalfrage als eine Strukturfrage. Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet vielen mittelständischen Unternehmen:
- mehr Stabilität
- weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen
- bessere Entscheidungsgrundlagen
- und eine höhere Zukunftsfähigkeit – insbesondere im Kontext von KI
FAQ – Häufige Fragen aus dem Mittelstand
Ist ein externer Datenschutzbeauftragter rechtlich gleichwertig?
Ja. Externe Datenschutzbeauftragte sind gesetzlich vollständig anerkannt, sofern Fachkunde und Zuverlässigkeit gegeben sind.
Können externe DSBs unser Unternehmen wirklich verstehen?
Unsere Erfahrung zeigt: ja – oft sogar schneller. Durch Branchenkenntnis und Vergleichsfälle erkennen externe DSBs Risiken frühzeitig.
Sind externe Datenschutzbeauftragte nicht teurer?
Nicht zwangsläufig. Betrachtet man Risiko, Ausfallzeiten und Opportunitätskosten, relativiert sich der Vergleich schnell.
Wie schnell reagieren externe Datenschutzbeauftragte?
In der Regel schneller als interne Datenschutzbeauftragte, weil man die Erfahrung aus vielen Beratungsprojekten heranziehen kann. Noch schneller können Reaktionszeiten bei Anbietern sein, welche über ein großes Beratungsteam verfügen.
