Keyed GmbH | Datenschutz

rapidmail nutzt Datenschutz als Vorteil

rapidmail (Positive Group Deutschland GmbH) ist eine E-Mail-Marketing-Plattform für Newsletter und Transaktionsmails. Zielgruppen: KMU, Agenturen und Organisationen mit hohen Anforderungen an Zustellbarkeit, Transparenz und Compliance. In diesem Umfeld entscheidet vertrauenswürdiger Datenschutz über Conversion, Churn und Deal-Tempo.

Mittlerweile vertrauen über 250.000 Kunden auf die Newsletter-Software und rapidmail steht für den datenschutzfreundlichsten Anbieter am Markt.

Kundenerfolg rapidmail Keyed

Das sagt rapidmail

Das Thema Datenschutz war für uns von Anfang an sehr wichtig, schon lange vor Einführung der DSGVO. Je größer wir als Unternehmen wurden und je mehr Kunden wir hatten, desto wichtiger wurde uns, dass wir uns dem Thema weiterhin mit der größtmöglichen Expertise widmen konnten. Nicht nur die guten Referenzen von Keyed, sondern auch die von Beginn unserer Zusammenarbeit ersichtliche Professionalität und Expertise haben uns überzeugt. Seit 2021 sorgt Nils Möllers mit seinem Team bei rapidmail als Datenschutzbeauftragter dafür, dass unsere Newsletter-Software jederzeit zu 100% DSGVO-konform bleibt. Wir sind mit der Arbeit so zufrieden, dass Keyed mittlerweile auch für andere Unternehmen der Positive Group das Thema Datenschutz verantwortet!“ – Sven Kummer, Geschäftsführer, Positive Group Deutschland GmbH

Unsicher im Datenschutz?

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Ausgangslage

  • Wachsende Prüfanforderungen durch größere Kund:innen, Agenturprogramme und internationale Partner.
  • Viele wiederkehrende Nachweise (DSGVO, TOMs, RoPA, DPIA, DSAR) in Sales-Zyklen und Due-Diligence-Checks.
  • Medienbrüche im Vertragsprozess – insbesondere beim Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Ziel: Datenschutz so gestalten, dass er die Skalierung beschleunigt, statt sie zu bremsen.

Strategie & Ansatz mit Keyed (externer DSB)

Keyed etablierte ein schlankes Datenschutz-Operating-Model, das Produkt, Vertrieb und Support gleichermaßen bedient – mit besonderem Fokus auf Automatisierung und Nachweisbarkeit.

1) „Privacy-as-a-Feature“ im Produkt

  • Automatisierter AVV-Abschluss: Kund:innen schließen den AVV selbstständig im Produkt ab (inkl. Versionierung, Signatur & Archiv).
  • Transparente Einwilligungs- & Tracking-Flows: klare Texte, Opt-In/Opt-Out-Mechanismen, konsistente Informationspflichten.
  • Lösch- & Aufbewahrungsroutinen für Empfängerdaten, Bounces und Sperrlisten – nachvollziehbar dokumentiert.

2) Dokumentations-Backbone & Nachweise

  • Konsolidierte RoPA, präziser TOM-Katalog je Funktionsbereich, DPIA-Guides für Tracking-Features.
  • DSAR-Playbooks (Art. 15 ff.) mit Prüfschritten, SLA-Matrix und Antwortbausteinen.
  • Standardisierte Vendor-/Transfer-Bewertungen inkl. TIA/SCC-Handling.

3) Enablement für Geschwindigkeit

  • Sales-Toolkit: geprüfte Textbausteine für RFPs, Security-Fragebögen und Angebotsunterlagen.
  • Lean-Trainings für Support & CSM: Datenschutzanliegen erstkontaktfähig lösen, Eskalation nur bei Bedarf.
  • RACI & SLAs: klare Zuständigkeiten, messbare Reaktionszeiten.

Ergebnisse der Zusammenarbeit

Wettbewerbsvorsprung im Vertrieb

  • „Konformität zum Mitnehmen“: AVV automatisiert, Nachweise sofort verfügbar, Antworten konsistent.
  • Kürzere Prüfphasen in Ausschreibungen; höhere Sicherheit in Vergleichstests mit Marktbegleitern.

Operative Entlastung

  • Deutlich weniger manueller Aufwand bei AVV, DSAR und RFP-Rückfragen.
  • Weniger Rückläufer im Support dank klarer, verlinkbarer Datenschutz-Antworten.

Vertrauensbildende Transparenz

  • Nachvollziehbare Opt-In/Out-Mechanismen und verständliche Tracking-Informationen stärken die Produkt-Glaubwürdigkeit – und damit Conversion und Bindung.
  • Frühzeitige und transparente Ankündigung von Änderungen in der Auftragsverarbeitung per umfassendem Kommunikationskanal an Nutzer.
Datenschutzeinstellungen