d.velop als Vorreiter bei Compliance

Die d.velop AG entwickelt Software und Services rund um digitales Dokumenten-, Prozess- und Vertragsmanagement – on-premises und in der Cloud. Als Anbieter für Unternehmen und öffentliche Institutionen bewegt sich d.velop in einem Umfeld mit hohen regulatorischen Anforderungen, sensiblen Daten und komplexen Lieferketten. Entsprechend zentral sind Datenschutz, Transparenz und überprüfbare Compliance entlang der gesamten Wertschöpfung. In dem gesamten Konzern der d.velop AG werden bereits über 15.000 Unternehmen erfolgreich mit digitalen Lösungen bedient.

Das sagt d.velop

Keyed hat unser Datenschutz-Konzept vereinheitlicht und beschleunigt. Heute können wir Nachweise und Anfragen schnell, konsistent und auditfest liefern – ein klarer Vorteil in Ausschreibungen und im täglichen Betrieb.“ – Dr. Romy Latka, Director Legal and Compliance, d.velop AG

Ausgangssituation: Wachstum, Cloud & hohe Regulatorik

Mit dem starken Wachstum der d.velop-Plattform, dem Ausbau cloudbasierter Services sowie der Zusammenarbeit mit stark regulierten Branchen (z. B. öffentliche Verwaltung, Health und Care, Finanzdienstleister) stieg die Komplexität im Datenschutz spürbar.
Herausforderungen im Überblick:

• Skalierbare Governance über mehrere Produkte und Business Units hinweg
• Durchgängige DSGVO-Konformität bei Cloud-Services und internationalen Datenflüssen
• Effiziente Nachweisführung gegenüber Kunden, Auditoren und Aufsichtsbehörden
• Schnelle Bearbeitung von Betroffenenanfragen sowie klar definierte Verantwortlichkeiten

Projektziele

1. Datenschutzmanagement zentralisieren & vereinfachen – mit einheitlichen Rollen, Prozessen und belastbaren Nachweisen.
2. Kundenvertrauen stärken – transparente, auditfähige Dokumentation und klare TOMs entlang der Plattform.
3. Aufwände reduzieren – effizientere Workflows für AV-Verträge, DSFAs, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Betroffenenrechte.

Zusammenarbeit mit Keyed

d.velop entschied sich für Keyed als externen Datenschutzbeauftragten und strategischen Umsetzungspartner. In enger Zusammenarbeit mit den Bereichen Legal, Security, Product und Operations erfolgte ein strukturiertes Programm auf Basis der Keyed-Methodik:

• Reifegrad-Check & Gap-Analyse: Bewertung bestehender Richtlinien, Prozesse und Nachweise (VVT, TOMs, AVV, Löschkonzept, Subprocessor-Risiken).
• Zielbild & Roadmap: Klar priorisierte Maßnahmen – von Quick-Wins bis zu strukturellen Anpassungen in der Governance.
• Dokumentations-Backbone: Einheitliche, auditfeste Vorlagen für AV-Verträge, TOM-Kataloge, DSFA-Leitfäden, Lösch- und Berechtigungskonzepte.
• Tool-gestützte Workflows: Zentraler Ticket-Prozess für Anfragen & Prüfungen; Automatisierung von Erinnerungen, Reviews und Nachweisen direkt in der Software von Keyed.
• Lieferkette & Internationalität: Standardisierte Vendor-Risk-Assessments, Transfer-Impact-Assessments (TIA) sowie SCC-Management.
• Enablement: Kompakte Schulungen für alle Beschäftigten, Aufbau eines internen FAQs.

Ergebnisse der Zusammenarbeit

1) Gestärktes Vertrauen und klare Nachweise

Durch die durchgängige, auditfähige Dokumentation kann d.velop Anforderungen von Kunden und Behörden schnell und nachvollziehbar belegen. Standardisierte TOMs je Produktlinie und transparente AVVs schaffen Sicherheit in Ausschreibungen.

2) Spürbar mehr Effizienz

Durch zentralisierte, schlanke Prozesse sank der manuelle Aufwand in der Verwaltung von AV-Verträgen, DSFAs und VVTs deutlich. Freigaben und Reviews laufen über klar definierte Workflows – das entlastet Fachbereiche und beschleunigt das Tagesgeschäft.

3) Sichere Skalierung der Plattform

Standardisierte Vendor- und Transfer-Prüfungen (inkl. TIA/SCC) ermöglichen es, neue Services, Regionen und Partner schneller – und zugleich rechtskonform – anzubinden. Das Datenschutz-Operating-Model skaliert mit Produkt- und Marktanforderungen.

Ergebnisse von Keyed

• VVT & TOM-Katalog konsolidiert nach Produktlinien
• AVV-Master & Annexes inkl. klarer Zuständigkeiten und Update-Routine
• DSFA mit Risikomatrix und Entscheidungshilfen
• Vendor-Risk-Framework (Due Diligence, TIA, SCC-Handling, Re-Assessments)
• Lösch- & Berechtigungskonzept mit Umsetzung in den operativen Teams

Fazit

Mit Keyed als externem Datenschutzbeauftragten hat die d.velop AG ihr Datenschutzmanagement auf ein neues Niveau gehoben: kompromisslos rechtskonform, nachvollziehbar und alltagstauglich. Das Ergebnis ist ein belastbares Fundament, das sowohl Kundenvertrauen als auch Wachstum und Innovationsgeschwindigkeit unterstützt. d.velop verfügt über ein skalierbares, effizientes und kundenorientiertes Datenschutzmanagement, das die Anforderungen der DSGVO zuverlässig erfüllt und zukünftige Produkt- und Markterweiterungen sicher begleitet.