Kopie vom Personalausweis: Was ist erlaubt und was nicht?

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Einleitung

Benötigen Sie eine Kopie vom Personalausweis – und fragen sich, ob das rechtlich zulässig ist? In diesem Leitfaden erfahren Sie auf einen Blick, wann Sie einen Personalausweis kopieren dürfen, wann nicht und welche praxistauglichen Alternativen (Sichtprüfung + Notiz) oft völlig ausreichen. Schritt für Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie DSGVO-konform vorgehen, welche Daten Sie schwärzen sollten und wie Aufbewahrung & Löschung sicher umgesetzt werden. In diesem Beitrag:

• Klare Regeln zu „Personalausweis kopieren“ inkl. zulässiger Rechtsgrundlagen.
• Entscheidungs-Checkliste: Brauchen Sie wirklich eine Personalausweis Kopie – ja oder nein?
• Schritt-für-Schritt-Anleitung: Zweck definieren, Einwilligung (falls nötig), Datenminimierung & Schwärzung, sichere Speicherung, Löschfristen.

Eine Kopie des Personalausweises darf nicht einfach aus Routine angefertigt werden, sondern nur, wenn eine zulässige Rechtsgrundlage besteht.

Was bedeutet „Personalausweis kopieren“ genau?

Zulässig ist eine Kopie nur, wenn eine gesetzliche Vorschrift dies erlaubt oder verlangt oder die betroffene Person freiwillig und informiert eingewilligt hat.

Der Ausweis kann kopiert, gescannt oder abfotografiert werden, alle Fälle gelten als Kopie im Sinne des Gesetzes. Insofern spielt es keine Rolle, in welcher Form die Kopie erzeugt wird.

Unter einer Kopie versteht man eine inhaltlich identische Vervielfältigung eines bestehenden Dokuments. Dies kann analog mit Hilfe einer Papierkopie oder auch digital zum Beispiel als PDF-Datei erfolgen.

Ein Scan ist die digitale Erfassung eines analogen Dokuments mittels eines Scanners. Bei einem Scan sind die Speicherregelungen besonders wichtig, da er sehr leicht vervielfältigt oder weitergegeben werden kann.

Ein Foto ist eine digitale oder analoge Aufnahme eines Dokuments mithilfe einer Kamera oder eines Smartphones. Das Ergebnis ist ein Bilddateiformat (z.B. JPEG, HEIC). Fotos sind häufig von schlechterer Qualität als Scans, enthalten aber dieselben personenbezogenen Daten und bergen zusätzliche datenschutzrechtliche Risiken, insbesondere bei Speicherung der Dateien in einer Cloud oder auf dem Mobilgerät.

Bei der Erfassung des Ausweises kann man unterschiedlich vorgehen. Immer zu beachten ist der Grundsatz der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Demnach dürfen nur die personenbezogenen Daten gespeichert werden, die zur Erreichung des Zwecks erforderlich sind. Häufig sind dies nur einzelne Informationen vom Ausweis. Dann ist eine sogenannte Sichtprüfung, bei der der Personalausweis vorgelegt wird, die Daten abgeglichen werden und dokumentiert wird, dass der Ausweis vorgezeigt wurde, ausreichend. Ein Scan oder eine vollständige Kopie sind dann nicht erforderlich oder würden sogar gegen die Grundsätze der Datenerarbeitung verstoßen.

Rechtlicher Rahmen für Kopie vom Personalausweis

Klare Regelungen finden sich im Personalausweisgesetz. Gemäß § 20 Abs. 2 PAuswG darf der Ausweis nur mit Zustimmung der Inhaberin oder des Inhabers abgeglichen oder kopiert werden. Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein und darf nicht an Dritte weitergegeben werden.

Die personenbezogenen Daten aus dem Personalausweis dürfen nur mit einer gesonderten Rechtsgrundlage in Form einer Einwilligung der Ausweisinhaberin oder des Ausweisinhabers verarbeitet werden.

Wie bereits erwähnt, sind die Grundsätze der Datenverarbeitung aus Art. 5 Abs. 1 DSGVO besonders relevant. Die Daten dürfen nur zu dem festgelegten, eindeutigen und legitimen Zweck verarbeitet werden. Nach Wegfall des Zwecks muss die Kopie unverzüglich vernichtet werden. Personenbezogene Daten, die nicht zur Erreichung des Zwecks benötigt werden, dürfen nicht erfasst werden. Ist tatsächlich eine Kopie oder ein Scan des Ausweises notwendig, müssen die nicht benötigten Daten geschwärzt werden.

Wann eine Kopie zulässig ist

Neben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regeln auch einige Spezialgesetze Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für Ausweisdokumente.

Nach dem Geldwäschegesetz ist eine Identitätsprüfung der Vertragspartner*innen erforderlich. Betroffen sind zum Beispiel Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungsunternehmer, Steuerberater und Immobilienhändler. Dafür sind bei natürlichen Personen folgende Angaben zu erfassen und aufzubewahren:

• Vor- und Nachname
• Geburtsort
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Anschrift
• die Art, die Nummer, die ausstellende Behörde und ggf. auch die Gültigkeitsdauer des zur Überprüfung der Identität vorgelegten Dokuments (wie zum Beispiel des Personalausweises)

Gemäß § 8 Abs. 2 Geldwäschegesetz (GwG) kann die Erfassung in Form einer Kopie oder sonstigen Digitalisierung oder durch Vor-Ort-Auslesen erfolgen. Aufzubewahren sind die Daten gemäß Abs. 4 für fünf Jahre. Spätestens nach zehn Jahren müssen die Daten vernichtet werden.

Auch Telekommunikationsdienstleister haben bei Abschluss eines Mobilfunkvertrags oder Anmeldung eines Telefonanschlusses gemäß TDDDG das Recht, Personalausweise zu kopieren, um den Teilnehmenden zu überprüfen. Nach Feststellung der für den Vertragsabschluss erforderlichen Angaben, muss die Kopie unverzüglich vernichtet werden. Bei im Voraus bezahlten Mobilfunkdiensten begründet § 172 Abs. 2 TKG eine Pflicht zur Überprüfung der Daten durch Vorlage eines Ausweises.

Auch bei Hotelbesuchen ist das Thema Kopieren von Ausweisen regelmäßig relevant. Seit dem 01.01.2025 entfällt die besondere Meldepflicht für deutsche Hotelbesuchende bei Besuchen unter sechs Monaten. Hotels dürfen mithin keine Identitätsdaten aus dem Personalausweis speichern oder kopieren. Bei ausländischen Personen haben Hotels jedoch gemäß §§ 29 Abs. 2, 30 Abs. 2 BMG weiterhin die Pflicht das Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise, den Familiennamen, den Vornamen, das Geburtsdatum, die Staatsangehörigkeiten, die Anschrift, die Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit sowie die Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers in einem Meldeschein zu dokumentieren. Zu Überprüfung ist der Abgleich mit einem Ausweisdokument erforderlich, eine Kopie nicht.

Weitere Branchen, bei denen das Überprüfen oder Kopieren von Ausweisen regelmäßig relevant sind, sind zum Beispiel:

• Altersprüfung z.B. nach dem Jugendschutzgesetz gem. § 2 JuSchG
• Fahrzeugzulassung (§ 33 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 StVG)
• Führerscheinkontrolle des Arbeitgebers (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG)
• Selbstauskunftsersuchen gegenüber Unternehmen (Überprüfung der Identität gem. § 12 Abs. 6 DSGVO bei begründeten Zweifeln an der Identität der natürlichen Person)

Wann eine Kopie unzulässig ist

Eine Pflicht, den Ausweis als Pfand abzugeben, zum Beispiel bei der Leihe eines Gegenstandes, ist rechtswidrig und darf nicht verlangt werden. Dies widerspricht § 1 Abs. 1 Satz 3 PAuswG, da durch die Abgabe als Pfand die Verfügungsgewalt über das Dokument abgegeben werden muss und alle Ausweisdaten dem Zugriff Dritter preisgegeben sind.

Auch Vermieter dürfen keine Kopien von Ausweisdokumenten anfertigen. Sie haben zwar ein berechtigtes Interesse daran, die Identität des zukünftigen Mietenden durch Einsichtnahme zu überprüfen, weitere Angaben, insbesondere die Seriennummer des Ausweises, dürfen aber nicht dokumentiert werden.

Weitere Fälle sind zum Beispiel:

• Ein Fitnessstudio möchte den Ausweis kopieren, um die Kundendaten zu speichern
• Ein Online-Shop oder Lieferdienst verlangt Kopien ohne Rechtsgrundlage
• Die Kopie wird in sonstigen Fällen aufbewahrt, obwohl eine kurzfristige Einsichtnahme, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen, ausreichend gewesen wäre

Eine unzulässige Kopie oder Aufbewahrung kann nach § 32 Abs. 2 PAuswG mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Datenschutzkonform Personalausweise kopieren

HowTo: Ausweiskopie datenschutzkonform erstellen (Schritt-für-Schritt)

1. Zweck schriftlich festhalten (z. B. „KYC nach GwG“ / „Prepaid-Ident §172 TKG“).
2. Rechtsgrundlage prüfen (Pflicht/Vertrag/berechtigtes Interesse/Einwilligung).
3. Einwilligung (falls nötig) informativ, freiwillig, widerrufbar (Art. 13/6 DSGVO).
4. Datenminimierung: nur erforderliche Felder sichtbar lassen; Serien-/CAN-/MRZ schwärzen.
5. Kopie kennzeichnen (Wasserzeichen „KOPIE – nur Identprüfung, Datum/Zweck“).
6. Sichere Aufbewahrung (Zugriff/Vertraulichkeit); Löschfrist setzen (z. B. GwG 5 Jahre, max. 10).

Mustertexte für Einwilligung

a. Einwilligung zur Ausweiskopie

„Ich willige ein, dass [Unternehmen] zum Zweck [Zweck/Verfahren] eine Ablichtung meines Personalausweises erstellt. Ich wurde darauf hingewiesen, dass nicht erforderliche Daten geschwärzt werden können. Die Ablichtung ist als Kopie gekennzeichnet und wird zweckgebunden verarbeitet und nach Ablauf der Löschfrist gelöscht. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Informationen nach Art. 13 DSGVO habe ich erhalten.“

b. Protokoll-Sichtprüfung (Alternative zur Kopie)

„Am [Datum] wurde der Personalausweis von [Name] im Original Einsicht genommen. Übereinstimmung geprüft (Name, Anschrift, Geburtsdatum). Keine Kopie angefertigt. Vorgang: [Prozess/Vertrag]. Prüfer: [Name]. Löschdatum Notiz: [Datum].“

FAQ – Personalausweise kopieren