Datenschutz Verstehen – Gesamte Übersicht alle Aufbewahrungsfristen des aktuellen Jahres
Kurze Einleitung:
Sie sind sich nicht ganz sicher, welche Geschäftsunterlagen entsorgt werden dürfen und welche Sie noch aufbewahren müssen? Wir helfen Ihnen, mit unserer interaktiven Übersicht bekommen Sie einen schnellen Überblick über die verschiedenen Lösch- und Aufbewahrungsfristen.
Anhand unserer Übersicht finden Sie schnell heraus, welche Unterlagen Sie datenschutzkonform vernichten dürfen und welche Sie noch aufbewahren müssen. Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die letzten Eintragungen vorgenommen haben.
Generell gilt, dass Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Bei Ausnahmen wie z.B. Urteilen, Mahnbescheiden oder Prozessakten sind es 30 Jahre. Sollten Sie in dieser Übersicht nicht fündig werden, melden Sie sich gerne bei uns.
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| A | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Abhängigkeitserklärungen | 10 | 2012 |
| Abrechnungsbelege | 10 | 2012 |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2016 |
| Akkordunterlagen | 10 | 2012 |
| Akkreditive | 6 | 2016 |
| Aktenvermerke (steuerrechtlich relevant) | 10 | 2012 |
| An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 | 2016 |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | 0 | Sofort nach Zweckentfall |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2016 |
| Angestelltenversicherung | 10 | 2012 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 | 2012 |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 | 2017 |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2012 |
| Außendienstabrechnungen | 10 | 2012 |
| B | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 | 2012 |
| Bankbürgschaften | 6 | 2016 |
| Bauakten | 6 | 2016 |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 | 2012 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2016 |
| Beteiligungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 | 2012 |
| Bilanzen inkl. Anlagen | 10 | 2012 |
| Bewerbungsunterlagen | 0,5 | nach 6 Monaten |
| D | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 | 2012 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2016 |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 6 | 2016 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 | 2016 |
| E | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Effektenkassenquittungen | 10 | 2012 |
| Eingangsrechnungen von Lieferanten | 10 | 2012 |
| Einheitswertunterlagen | 10 | 2012 |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt (z.B. Rechnungsversand) | 10 | 2012 |
| Exportunterlagen | 6 | 2016 |
| F | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Fahrtkostenerstattungen und Reisekostenerstattungen | 10 | 2012 |
| Frachtbriefe | 6 | 2016 |
| Freistempelabrechnungen | 10 | 2012 |
| G | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Gehaltslisten der Beschäftigten | 10 | 2012 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2012 |
| Geschäftsbriefe bzw. Handelsbriefe gem. der GoBD | 6 | 2016 |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 | 2012 |
| Gutschriften, Gutschriftenanzeigen | 10 | 2012 |
| H | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Handelsbriefe | 6 | 2016 |
| Handelsbücher | 10 | 2012 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 6 | 2016 |
| Hypothekenpfandbriefe | 10 | 2012 |
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| J | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Jahresabschluss nach einem steuerrechtlichem Geschäftsjahr | 10 | 2012 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 | 2012 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2012 |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 | 2012 |
| K | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Kalkulationsunterlagen | 10 | 2012 |
| Kassenberichte, Kassenbelege, Kassenabschlüsse | 10 | 2012 |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 10 | 2012 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 | 2012 |
| Kurzarbeitergeldlisten und Anträge | 6 | 2016 |
| L | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Ladescheine | 10 | 2012 |
| Lagebericht | 10 | 2012 |
| Lastschriftanzeigen | 10 | 2012 |
| Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 6 | 2016 |
| Lieferantenaudits & Überprüfungen | 10 | 2012 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) | 10 | 2012 |
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| M | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Mahnvorgänge, Mahnbescheide | 6 | 2016 |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 | 2012 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 | 2016 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2012 |
| Mutterschafts- bzw. Elterngeldunterlagen | 10 | 2012 |
| P | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende). Soweit Handelsbriefe nur 6 Jahre. | 10 | 2012 |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents | 6 | 2016 |
| Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 | 1992 |
| Patientenakten in Arztpraxen | 10 | 2012 |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen, Rentenunterlagen | 30 | 1992 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen zur Berechnung | 10 | 2012 |
| S | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 | 2016 |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2012 |
| Schriftwechsel für einen Rechtsstreit (nach Verfahrensende) | 6 | 2016 |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2012 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* | 30 | 1992 |
| V | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2012 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 | 2016 |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) | 6 | 2016 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Vermögenswirksame Leistungen-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2012 |
| Z | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| Zahlungsanweisungen | 10 | 2012 |
| Zessionen | 6 | 2016 |
| Zinsabrechnungen | 10 | 2012 |
| Zollbelege | 10 | 2012 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2012 |
Schon während des Wirtschaftsrechts-Studiums entdeckte Frau Konstanze Krollpfeiffer ihr großes Interesse für den Datenschutz und arbeitete bereits als Werkstudentin bei der Keyed GmbH. Nach dem Abschluss des Studiums unterstützt sie das Team nunmehr als Junior Data Protection Consultant und betreut Kunden bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben sowie bei der Etablierung datenschutzrechtlicher Standards. Durch ihre juristische sowie wirtschaftsrechtliche Ausbildung bringt Frau Krollpfeiffer dabei die notwendige Sachkenntnis mit.
