Externer Datenschutzbeauftragter

Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine unabhängige Fachkraft, die Unternehmen dabei unterstützt, alle gesetzlichen Anforderungen gemäß Art. 39 DSGVO zu erfüllen. Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten ist insbesondere für mittelständische Unternehmen oder Organisationen ohne eigene Datenschutzabteilung eine kosteneffiziente Lösung.

Durch umfassende Fachkenntnisse und jahrelange Erfahrung sorgt ein externer Datenschutzbeauftragter für die rechtskonforme Umsetzung und Überwachung des Datenschutzes, ohne interne Ressourcen zu binden. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Beratung und Überwachung der Datenschutzprozesse gemäß DSGVO und BDSG
• Schulung der Mitarbeiter, um Datenschutzrichtlinien effizient umzusetzen
• Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen (z. B. Kunden, Beschäftigte)
• Minimierung von Haftungsrisiken und Vermeidung hoher Bußgelder

Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet Unternehmen nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Flexibilität und maßgeschneiderte Datenschutzlösungen. Damit bleibt Ihr Unternehmen stets DSGVO-konform, ohne den Fokus auf das Kerngeschäft zu verlieren.

Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) übernimmt alle gesetzlich vorgeschriebenen sowie praxisrelevanten Aufgaben rund um den Datenschutz im Unternehmen. Ziel ist es, die Einhaltung der DSGVO und des BDSG sicherzustellen, Risiken zu minimieren und interne Ressourcen zu entlasten.

1. Datenschutzrechtliche Beratung

Der externe Datenschutzbeauftragte berät die Geschäftsführung und Fachabteilungen fortlaufend zu allen datenschutzrechtlichen Fragestellungen, unter anderem bei:

• neuen Prozessen und IT-Systemen

• digitalen Projekten und Cloud-Lösungen

• Umgang mit personenbezogenen Daten von Kunden, Mitarbeitern und Partnern

2. Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden

Ein zentraler Service ist die regelmäßige Schulung von Mitarbeitenden, um Datenschutzwissen aufzubauen und Fehlverhalten zu vermeiden.
Typische Inhalte sind:

• Grundlagen der DSGVO

• Umgang mit personenbezogenen Daten im Arbeitsalltag

• Datenschutz bei E-Mail, Homeoffice und IT-Systemen

3. Überwachung der Datenschutz-Compliance

Der externe Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Unternehmen. Dazu gehört insbesondere:

• Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)

• Prüfung von Prozessen zur Datenverarbeitung

• Laufende Bewertung datenschutzrechtlicher Risiken

4. Aufbau und Betreuung des Datenschutzmanagements

Ein externer DSB unterstützt beim Aufbau und der Pflege eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS).
Dazu zählen:

• Dokumentation von Datenverarbeitungen

• Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten

• Etablierung klarer Datenschutzprozesse

5. Erstellung und Pflege von Datenschutzdokumenten

Zu den Services gehört auch die Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung notwendiger Dokumente, wie:

• Datenschutzhinweise

• interne Datenschutzrichtlinien

• Verträge zur Auftragsverarbeitung

• Richtlinien zum Umgang mit Datenschutzvorfällen

6. Unterstützung bei Audits und Datenschutz-Folgenabschätzungen

Externe Datenschutzbeauftragte führen Datenschutz-Audits durch und beraten bei:

• internen und externen Prüfungen

• Risikoanalysen

• Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO

7. Ansprechpartner für Behörden und Betroffene

Der externe Datenschutzbeauftragte fungiert als:

• Kontaktstelle für Aufsichtsbehörden

• Ansprechpartner für betroffene Personen, z. B. bei Auskunfts-, Lösch- oder Widerspruchsanfragen

• Unterstützung bei der Meldung und Bewertung von Datenschutzvorfällen

8. Entlastung interner Ressourcen und Risikominimierung

Durch die externe Bestellung profitieren Unternehmen von:

• sofort verfügbarer Fachkunde

• geringeren Schulungs- und Haftungsrisiken

• klaren Zuständigkeiten

• planbaren Kosten

In Summe ist der externe Datenschutzbeauftragte, im Vergleich zum internen Datenschutzbeauftragten, die wirtschaftlichere Lösung. Wir listen die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten für Sie transparent auf:

• Fachliche Qualifikation des externen Datenschutzbeauftragten
• Kein Sonderkündigungsschutz beim externen Datenschutzbeauftragten
• Klar kalkulierte Preismodelle verschaffen Transparenz und Planungssicherheit
• Die internen Ressourcen werden geschont
• Praxiserfahrung aus verschiedensten Datenschutz-Projekten
• Kein Interessenskonflikt

In den meisten Fällen müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, da mehr als 10 Personen (gilt für EU) oder 20 Personen (gilt für DE) an einer automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beteiligt sind. Allerdings können kleinere Unternehmen auch verpflichtet sein, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Lesen Sie hierzu unseren Beitrag.

Bei der Einstellung eines internen Datenschutzbeauftragten entstehen hohe Kosten, darunter Gehälter, Sozialleistungen, Aus- und Weiterbildung, Softwarelösungen, Bürofläche und Ausrüstung. Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen bietet Ihnen Fachwissen auf Abruf, ohne diese hohen laufenden Kosten. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist bereits ab 350 € pro Monat bestellbar. Weitere Informationen finden Sie hier.

Nicht nur der Datenschutz fordert eine hohe Transparenz der Unternehmen, auch unsere Kunden fordern eine hohe Transparenz in der Zusammenarbeit. Somit steht Transparenz bei der Leistung als externer Datenschutzbeauftragter für uns an erster Stelle. Unsere Verträge besitzen daher keine Laufzeiten, denn wir möchten unsere Kunden durch Qualität binden. Darüber hinaus bieten wir unseren Kunden als externer Datenschutzbeauftragter eine ausgesprochen hohe Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung.

Gerne unterstützen wir Sie bei dem Wechsel des bestehenden Datenschutzbeauftragten. Wir prüfen alle bisherigen Dokumentationen und importieren diese in die neue Struktur. Ebenfalls helfen wir Ihnen bei der Änderungsmeldung bei der zuständigen Behörde. In der Regel ist ein Wechsel innerhalb von wenigen Tagen abgeschlossen.

In Deutschland gibt es mehrere spezialisierte Dienstleister, die externe Datenschutzbeauftragte mit nachweislicher Erfahrung in Industrieunternehmen bereitstellen. Diese Anbieter kombinieren datenschutzrechtliche Expertise mit praxisnaher Kenntnis industrieller Prozesse, IT-Systeme und regulatorischer Anforderungen.

Etablierte Datenschutz-Dienstleister mit Industrieerfahrung

Zu den bekannten Anbietern zählen unter anderem:

1. Keyed GmbH: Bietet externe Datenschutzbeauftragte mit juristischem Schwerpunkt auf DSGVO, BDSG und IT-Recht. Erfahrung besteht insbesondere bei der datenschutzkonformen Einführung und Nutzung von Industrie-IT-Systemen wie ERP- und Cloud-Lösungen.
2. Nextwork GmbH: Unterstützt Industrieunternehmen mit strukturierten Datenschutzprojekten, Gap-Analysen und laufender Betreuung als externer Datenschutzbeauftragter. Erfahrung besteht insbesondere im regulierten Mittelstand.

3. firstbyte digital consulting GmbH: Verbindet Datenschutz mit IT- und Digitalisierungsprojekten. Die externen Datenschutzbeauftragten verfügen über Erfahrung in technisch geprägten Industrieumgebungen.

Ja, viele Anbieter für externe Datenschutzbeauftragte bieten flexible Vertragsmodelle an, etwa monatliche Pauschalen, modulare Leistungen oder projektbasierte Verträge. So können Unternehmen den Umfang der Datenschutzbetreuung individuell anpassen.

Wichtig ist, dass trotz Flexibilität:

• die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt werden

• Erreichbarkeit und Reaktionszeiten klar geregelt sind

• Leistungen transparent beschrieben sind

• keine Einschränkung der Unabhängigkeit des Datenschutzbeauftragten besteht

Keyed bietet ein flexibles Vertragsmodell an, welches zudem ganzheitlich ist. Somit erhalten die Kunden von Keyed eine feste Planungssicherheit.

Ein externer Datenschutzbeauftragter kann in der Regel sehr kurzfristig für ein Unternehmen starten. In vielen Fällen ist ein Einsatz innerhalb weniger Tage, teilweise sogar innerhalb von 24 bis 48 Stunden, möglich. Keyed garantiert seinen Kunden beispielsweise einen sehr schnellen Start, sowie priorisierte Umsetzung für Konformität in 30 Tagen.

In der Praxis verläuft der Einstieg häufig wie folgt:

1. Erstgespräch und Klärung des Bedarfs

2. Vertragsabschluss und formelle Bestellung

3. Offizielle Benennung gegenüber Aufsichtsbehörde (falls erforderlich)

4. Aufnahme der Tätigkeit und erste Bestandsaufnahme

Dieser Prozess kann – je nach Anbieter – innerhalb weniger Werktage abgeschlossen sein.

Eine vollständige Garantie der DSGVO-Konformität kann rechtlich kein Anbieter geben, da die Verantwortung für den Datenschutz stets beim Unternehmen verbleibt. Dennoch gibt es spezialisierte Anbieter externer Datenschutzbeauftragter, die durch qualifizierte Fachkunde, strukturierte Datenschutzprozesse und kontinuierliche Betreuung eine DSGVO-konforme Umsetzung im Unternehmen sicherstellen. Seriöse Anbieter arbeiten mit zertifizierten Datenschutzbeauftragten, etablierten Datenschutzmanagementsystemen, regelmäßigen Audits und klaren Dokumentationsprozessen.

Bei Keyed erhalten Kunden darüber hinaus eine extrem hohe Haftungsabsicherung von bis zu 5.000.000 € pro Fall.